Você pensa no seu fluxo de caixa escolar? Pois deveria!

A escola particular tem como principal fonte de recursos as mensalidades que seus alunos trazem. E ao mesmo tempo, pode ter outras fontes menores, usadas para a manutenção delas próprias.

Para clarificar: a cantina da escola, por exemplo, se mantém com o dinheiro da venda dos lanches, sendo independente das mensalidades para se manter.

Falar sobre o fluxo de caixa escolar é conversar sobre essas várias fontes de capital de giro, e a relação que elas têm umas com as outras. Todas trabalham juntas para tornar a sua escola a mais lucrativa possível.

O texto de hoje fala sobre isso. Vamos conversar melhor sobre o fluxo de caixa escolar? Vamos entender suas fontes, como maximizar o lucro e como empenhar esse capital para trazer ainda mais retornos.

E ao final do texto, temos um material gratuito para te ajudar a colocar seu fluxo de caixa nos eixos.

Começando:

A definição do fluxo de caixa escolar

Damos o nome de fluxo de caixa escolar todas as movimentações de entrada e saída de dinheiro que acontecem na sua escola, independente da fonte.

A abstração é bem simples de entender. A ideia do fluxo de caixa é realmente um grande “caixa”, todo o dinheiro que a escola tem disponível na sua conta bancária.

O nome dessa movimentação é fluxo de caixa porque o dinheiro não fica parado, ele vai e volta.

O fluxo de caixa escolar, então, é o processo de adicionar capital à conta bancária da escola e também a remoção desse dinheiro para o acerto de custos e despesas escolares.

Mas dentro da ideia de fluxo de caixa escolar também precisamos falar sobre o capital de giro, um conceito tão importante quanto. Olha só:

O que é capital de giro? 

O capital de giro é o dinheiro que você realmente tem no seu caixa.

Se o fluxo de caixa é a movimentação dos seus recebíveis e dividendos na conta, o capital de giro está relacionado com o dinheiro que sobraria se você fizesse todos os seus pagamentos agora.

Esses pagamentos podem ser vários no seu fluxo de caixa. Alguns exemplos:

• Pagamentos a fornecedores; 
• Salários de funcionários; 
• Pró-labore dos sócios; 
• Investimentos em novos equipamentos; 
• Obras na escola;

Dentre outros.

Esses dois conceitos são importantes porque você precisa ter um controle básico das suas contas. O fluxo de caixa precisa ser acompanhado para que você saiba como está a situação do seu capital de giro.

O capital de giro e o fluxo de caixa são conceitos muito próximos e normalmente são usados em conjunto. Nesses exemplos que citamos logo acima mesmo: dois desses pontos (investimentos e obras) são pagos através do capital de giro.

Então fica a definição: fluxo de caixa é a movimentação dos recursos financeiros da sua escola. Capital de giro é o dinheiro disponível após a remoção dos custos e gastos escolares.

Quais são os principais inimigos do fluxo de caixa escolar? 

O fluxo de caixa escolar tem alguns vilões claros que, se você deixar crescer, vão se tornar problemas sérios no futuro.

Problemas com o fluxo de caixa são muito complicados de resolver quando eles atingem proporções muito grandes. Isso porque, na administração escolar, esses probleminhas não são resolvidos nunca: eles passam por um serviço de manutenção constante.

Ou seja: seu fluxo de caixa escolar nunca vai estar 100% sem nenhum tipo de problema. Mas o ideal é que ele seja sempre pelo menos 80% eficaz.

Quando os inimigos do fluxo de caixa ficam muito grandes, sua manutenção vai ficando cada vez mais difícil, a ponto deles ameaçarem a própria liquidez da empresa.

Por isso, você precisa ficar de olho nesses vilões e não deixá-los crescer! Mas quais são eles? Acompanhe três exemplos na listinha logo abaixo:

1 - Inadimplência escolar

Pergunte para qualquer escola particular qual é o maior risco que elas percebem no seu fluxo de caixa. Praticamente todas vão dizer que é a inadimplência escolar.

A inadimplência é um vilão tão grande para o fluxo de caixa porque ela transforma recebíveis em dividendos como um passe de mágica.

Sua escola precisa entender que a inadimplência é parte do seu fluxo de caixa. Ela conta como um dividendo porque ela é inevitável.

Ela raramente é eliminada de qualquer tipo de comércio. É simplesmente inacreditável uma taxa de inadimplência zerada. Porém, ela precisa ser mantida em níveis controlados.  

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2 - Falta de organização 

Esse é um dos principais problemas que as escolas enfrentam na hora de controlar seu fluxo de caixa.

Talvez esteja tudo em vários livros de caixa espalhados pelo financeiro, que ainda faz tudo à mão. Ou talvez o financeiro é um pouco mais conectado, e use as planilhas do Google para controlar tudo — tudo menos os acessos e a segurança da informação.

De qualquer maneira, a falta de organização com toda a certeza do mundo vai te causar problemas no futuro.

Se você não consegue dizer como está o fluxo de caixa e qual é seu capital de giro disponível sem fazer uma consulta aos oráculos financeiros da sua escola, isso te causa problemas como:

• Dificuldade em realizar pagamentos;
• Dificuldade  com novos investimentos;
• Problemas com a contratação de novos professores;
• Travamento da expansão da escola como um todo;
• Impossibilidade de realizar manutenções no patrimônio escolar;

Dentre vários outros problemas. Nós também temos um material grátis disponível para download que trata exclusivamente do financeiro da escola. Baixe hoje!

3 - Falta de planejamento com os recursos disponíveis 

Esse também é um problema bem grave para as escolas. Os recursos disponíveis precisam ser usados em alguma coisa, certo? 

Uma das principais regras empresariais é que dinheiro disponível precisa virar investimento, e não pode ficar parado.

Lembrando: o nome é capital de giro, não capital parado.

Normalmente, a falta de planejamento com os recursos que a sua escola tem é um sintoma de outros problemas, especialmente da falta de organização financeira.

Para sair desse problema, você precisa fazer um plano de investimento logo no início do ano. Determinar metas financeiras é o primeiro passo. O próximo é entender o que fazer com o dinheiro que atingir a meta trouxe para a escola.

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Como controlar o fluxo de caixa escolar?

Os maiores vilões do fluxo de caixa escolar já deixam um caminho bem traçado do que é necessário fazer para controlar o fluxo de caixa escolar. Evitando esses erros, ele se mantém bastante saudável.

Mas aqui nesse tópico gostaria de conversar com você sobre algumas medidas específicas e práticas para manter seu fluxo de caixa escolar ainda mais simples de medir.

O fluxo de caixa é um ponto onde você precisa, não só, ter organizado, mas também precisa de sucesso para conseguir crescer. O funcionamento da sua escola requer organização. O seu sucesso e expansão precisa de um pouco mais que isso.

Vamos ver algumas ferramentas e dicas para controlar e ir além no seu fluxo de caixa escolar?

1 - ERP escolar 

A melhor forma de ter sucesso de verdade no seu fluxo de caixa escolar é poder consultá-lo com facilidade para tomar decisões estratégicas.

Por exemplo: você está planejando uma expansão na sua escola. Como estão suas finanças? Você consegue ver, junto com sua coordenação, a viabilidade dessa expansão em poucos cliques e com segurança?

Isso é fundamental porque uma consulta errada pode não inviabilizar seus planos por completo, mas atrasá-los completamente.

E isso pode causar vários outros problemas, como dificuldades com alunos e responsáveis e uma pressão financeira desnecessária.

Com um ERP escolar, você consegue ter todas as informações sobre seu fluxo de caixa de uma forma segura e simples. Faça o teste hoje e veja o que esse sistema consegue te oferecer!  

2 - Disciplina de atualizações

O principal ponto do seu fluxo de caixa escolar é manter uma constância de atualizações. Tudo precisa ser colocado no sistema.

Muitas escolas acabam deixando alguns pontos de lado. O fechamento diário da cantina, ou a venda de uniformes, ou arrecadações extras para alguma viagem etc.

Tudo precisa entrar no fluxo de caixa escolar. Se não está, isso está impactando a sua empresa de forma negativa. Esse é um trabalho diário que não pode ser deixado de lado.

3 - Disciplina dos usuários 

A segurança da informação é um dos pontos principais de uma boa estratégia de fluxo de caixa escolar.

Não é possível deixar qualquer tipo de documento financeiro aberto em uma planilha para qualquer pessoa alterar.

Esse é um ponto básico mas que muitas escolas acabam deixando de lado, e não só nesse tipo de documento.

Isso é complicado porque te coloca em uma posição muito frágil. Nem estamos falando sobre sabotagem, mas até a inexperiência de algum usuário pode te colocar em uma situação difícil no futuro.

Isso é fácil de resolver com um ERP educacional. Você consegue criar permissões personalizadas a qualquer momento para qualquer usuário, e ter na palma das mãos todas as alterações que esse usuário fez e qualquer lugar do sistema.

Teste o iScholar e tenha mais aproveitamento no seu fluxo de caixa escolar 

O fluxo de caixa escolar é um dos pontos fundamentais do sucesso da sua escola.

Entre outros desses pontos podemos citar a organização pedagógica da sua escola, a secretaria e a coordenação. Quanto tudo isso está organizado, o caminho para a escola passa a ser só um: o sucesso e o crescimento.

É exatamente isso que um ERP Escolar te oferece. Todos esses pontos e mais alguns são controlados com facilidade.

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Obrigado pela leitura e a gente se vê no próximo texto 😉