10 sinais de que está na hora de contratar um ERP Educacional

Talvez você não esteja pensando em contratar um sistema de gestão escolar agora. E tudo bem: não é todo mundo que acorda um dia e pensa “ótimo momento para fechar com uma plataforma educacional!”.

Mas ao mesmo tempo, conhecendo as rotinas de uma escola, é bem comum até perder o sono por conta de outros problemas. E é aí que está a grande justificativa do ERP escolar: ele resolve todos esses probleminhas.

Hoje vamos conversar não sobre os prós de um sistema educacional em si, nem exatamente sobre por que você deveria contratá-los. A conversa é sobre essas questões que você precisa resolver na sua escola.

Fizemos uma lista com as dificuldades mais comuns que as escolas enfrentam antes de contratar um ERP educacional. Você se identifica com algum deles? Deixe nos comentários que nós podemos te ajudar!

Vamos descobrir agora como um ERP educacional consegue resolver todos eles:

1 - Financeiro desorganizado

Escolas particulares precisam tratar muito bem do seu financeiro.

Principalmente porque é através das mensalidades escolares que é possível executar planos de expansão na escola, contratar novos professores, abrir novas turmas e fazer manutenções corriqueiras.

Um financeiro desorganizado acaba encontrando problemas severos nesse aspecto. É impossível se planejar se você não sabe como está o andamento das suas finanças.

Por exemplo: uma escola que não sabe exatamente como está seu fluxo de caixa está recebendo reclamações constantes sobre a cantina escolar.

Se ela tivesse um financeiro organizado, um plano de ação poderia ser feito para implementar melhorias ao longo do ano.

Mas com o financeiro desorganizado, as escolas ficam presas no mês a mês. “Nesse mês não dá, mas no próximo eu garanto…” é uma frase que não impressiona ninguém.

Um ERP educacional organiza seu financeiro deixando todos os custos e despesas, além dos recebimentos, bem organizados. Com isso, é possível acompanhar sua receita recorrente e analisar KPIs estratégicos para o crescimento da sua escola.

2 - Inadimplência escolar

A inadimplência escolar é um assunto grave e muito difícil de resolver. Aliás, resolvê-lo completamente é praticamente impossível — você sempre vai encontrar pessoas que não cumprem com o compromisso da mensalidade.

A luta contra a inadimplência escolar, então, é constante. Você precisa estar sempre na sua melhor forma para combatê-la.

Uma das maneiras mais comuns e eficazes é a cobrança constante. Aliás, além de protesto em cartório e processo judicial, essa é a única forma de ter uma chance de receber mensalidades atrasadas.

Inclusive, temos um texto super completo que fala exatamente sobre como fazer essas cobranças:

➡️ Cobrança de mensalidade escolar: 5 dicas + modelos prontos

A questão é que essas cobranças frequentes precisam de um ingrediente extra: saber exatamente quem está devendo, quanto e a quanto tempo.

Com um controle desorganizado, isso é impossível. Mas com um ERP educacional, é fácil. Organizando seu financeiro, a gestão dos inadimplentes é simples — eles vão sendo adicionados a uma lista automaticamente.

Você só precisa entrar em contato, cobrar e receber. Mesmo sendo difícil, quanto mais você cobra, mais você recebe.

3 - Furtos constantes 

Furtos em escolas não são novidade. Eles são mais reduzidos em escolas particulares, mas ainda são um problema.

E qualquer empresa não pode se manter em uma situação onde ela está perdendo dinheiro por algo evitável. Tudo bem: é uma bola aqui, um pincel ali, coisas pequenas: mas não ter o controle sobre isso cria uma atmosfera de insegurança na escola.

Se hoje foi a bola, amanhã é o que?

Um ERP educacional atua fazendo a organização do seu patrimônio escolar. Você consegue inserir identificação patrimonial e acompanhar os usos desses materiais.

Quem foi o último que usou, para qual finalidade, em que sala, em que horário: tudo isso pode ficar armazenado em um ERP Educacional de forma simples.

4 - Sobrecarga da equipe em épocas de matrícula

A secretaria pega fogo durante a época de matrículas. A coordenação e a direção também: é muita coisa pra fazer.

Primeiro tem a organização do processo seletivo, que é um fardo pesado para a equipe pedagógica durante a sua elaboração.

Do mesmo jeito, a própria aplicação do processo seletivo é complicada e demanda bastante organização das informações. Há provas diferentes, resultados para coletar e analisar, divulgação desses resultados, processo de matrículas etc.

Tudo isso você ainda vai precisar fazer, mesmo com um ERP educacional. A diferença é que o ERP organiza e centraliza todas as informações, tornando o processo muito mais simples e eficiente.

É possível inclusive oferecer matrículas online. Veja no link abaixo um pouco mais sobre como isso funciona:

➡️ Descubra os benefícios da matrícula on-line para sua escola

5 - Gestão da documentação dos estudantes

 Mesmo fora da época de matrículas, a secretaria ainda é responsável por pontos importantíssimos na escola.

Lidar com os documentos dos alunos e solicitação dos pais são os mais comuns. O trabalho é complicado e exige uma disciplina de catalogação e organização dos documentos para que nada saia do controle da escola.

Existem escolas até hoje que trabalham com arquivos físicos, e esses também são bastante frágeis. É responsabilidade da escola manter a integridade dos dados dos seus alunos.

Arquivos físicos estão sujeitos a todo tipo de problema: chuvas fortes podem arruiná-los, por exemplo. Obras e mudanças na estrutura requerem todo um trabalho de conferência para garantir que nada foi perdido.

Essa preocupação não existe com um ERP educacional. A grande maioria das escolas particulares usa algum tipo de software para organizar essa questão.

Através dele, é possível juntar todos os documentos em um único lugar, garantindo integridade física e facilidade na consulta e emissão de documentos — histórico e diploma, por exemplo.

6 - Secretaria sobrecarregada

Também acontece da sua secretaria ficar completamente sobrecarregada, às vezes, com o trabalho do dia a dia?

Isso porque esse trabalho envolve, em muitos casos, tarefas rotineiras e repetitivas. Esse tipo de tarefa é a que mais consome tempo e energia de quem trabalha no setor.

A organização de diários escolares, notas e faltas e a produção de relatórios para a coordenação é um trabalho que dura o ano todo. E que também pode ser automatizado através de um ERP educacional.

7 - Falta de organização em Diários Escolares 

Para os alunos e responsáveis, os Diários Escolares representam tempo e investimento.

Para os alunos, tudo o que eles fizeram até hoje está ali. E essas informações são importantes para o seu desempenho escolar e até para o futuro.

Para os responsáveis, esse é o canal de comunicação mais óbvio da escola. É imprescindível que as informações dos Diários estejam sempre atualizadas e fáceis de acessar.

Ainda há escolas que trabalham com Diários físicos. Eles sofrem do mesmo problema que os documentos da Secretaria: são vulneráveis e não oferecem segurança nem para a escola nem para os alunos.

Com um ERP Educacional, é possível tornar tudo isso digital e facilitar a vida de todo mundo envolvido.

8 - Falta de gestão dos professores 

Em escolas particulares grandes, é fácil perceber que o controle dos professores pela Coordenação não é uma tarefa fácil.

A equipe da Coordenação é responsável por fazer seus horários e determinar disciplinas, além de montar turmas e distribuí-las entre os professores disponíveis.

Se a sua escola está tendo dificuldades nesse processo, você pode encontrar problemas como:

• Professores com muitas turmas; 
• Professores com poucas turmas; 
• Professores com dificuldades em lembrar quais são suas turmas; 
• Confusão em aplicação de provas;

Dentre outros problemas. Todos resolvidos por um ERP Educacional.

Com ele, é possível organizar as tarefas por professores e disponibilizar vistas do sistema de acordo com cada professor. O José da Biologia vê todas as suas turmas, mas a Maria da Matemática não vê as do José e vice versa.

9 - Falta de controle na Biblioteca

Esse é um problema muito complicado em Faculdades e Universidades. Um fácil de resolver com um ERP Educacional, mas muitas instituições vão deixando isso de lado por ser uma parte “menor” do ensino.

E é aí onde elas se enganam. A Biblioteca é provavelmente o ambiente com a maior concentração de itens valiosos por metro quadrado — ainda mais no setor jurídico!

Os livros são caros e são um patrimônio fundamental de qualquer Instituição de Ensino Superior. E muitos são raridades, que nem estão mais em circulação na livraria.

Um ERP Educacional consegue organizar completamente a sua Biblioteca, reduzindo perdas e acompanhando onde cada livro está.

Inclusive, esse sistema te ajuda a aumentar seu acervo! Cobrando multas da forma certa, você pode dar a opção de pagamento como livros para os seus alunos.

10 - Falta de crescimento da escola como um negócio

É muito comum que diretores vejam a escola como um ambiente para educar e formar cidadãos. E esses profissionais não estão errados de forma alguma.

A questão é que para a escola funcionar assim, ela precisa primeiro pensar como uma empresa. Como conversamos logo no começo do texto, os recursos financeiros da escola particular são o que mantém sua qualidade de ensino.

Quando esses recursos não são bem geridos, a escola acaba não conseguindo crescer — não cria novas turmas, não inaugura novas unidades, não trabalha com tendências do mercado etc.

O ERP Educacional resolve esse problema até no nome: a sigla significa Enterprise Resource Planning, ou planejamento dos recursos empresariais.

É através dele que você consegue analisar de forma ampla a aplicação de todos os seus recursos, e o retorno que eles estão trazendo.

Quer descobrir como? É fácil: você consegue testar hoje a plataforma iScholar sem dificuldades. É só clicar no banner abaixo e começar. Vamos?