Você sabe o que é um ERP Educacional? Muita gente vai dizer que sim, muita gente vai dizer que não. Mas a verdade é que no mercado que vivemos hoje, a maioria dos diretores e coordenadores de escola já pelo menos ouviu falar da ferramenta.

E esse é exatamente o ponto que vamos trazer no texto hoje. Ter um ERP Educacional está se tornando o novo padrão em escolas particulares. É por isso que até quem não usa tem uma boa ideia do que eles são.

Sistema de gestão escolar, sistema escolar, sistema administrativo para escolas: esses são alguns nomes para descrever o ERP Educacional. Mas as diferenças que importam não estão no nome, e sim nas funcionalidades oferecidas.

Vamos saber mais? Hoje o texto vai te mostrar o que é um ERP Escolar, quais são suas principais funcionalidades, como escolher o melhor, quando implementar e muito mais.

Vamos começando que temos muito assunto hoje!

O que é um ERP Escolar?  

Um ERP Escolar é um sistema criado para organizar os recursos e atividades da sua escola. Nisso entram recursos físicos e financeiros, além de atividades administrativas e voltadas para a coordenação pedagógica.

A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, e descreve tanto os sistemas de gestão administrativa como a própria metodologia de organização corporativa.

Desde que os primeiros computadores começaram a aparecer as empresas os ERPs começaram a ser desenvolvidos. O primeiro foi criado pela IBM a pedido de J.I. Case, cliente da montadora na época, mas sua disseminação em massa veio a partir dos anos 70.

Hoje, qualquer empresa minimamente digitalizada trabalha com um ERP. Mas como seus usos são pulverizados e muitas vezes específicos, só as maiores empresas usam todo o potencial que a tecnologia oferece.

O que acontece na maioria das vezes é empresas menores usarem ERPs também menores, com funcionalidades praticamente personalizadas para os seus negócios. Isso porque já existem ERPs com várias funcionalidades diferentes.

No caso das escolas é a mesma coisa. Existem ERPs gerais e também específicos. Vamos conversar um pouco mais sobre isso agora:

Quais são os tipos de ERPs Escolares?

 Para realmente entender um ERP escolar, você precisa conhecer os tipos que existem e que estão em atividade nas escolas hoje. 

Primeiro, o tipo mais comum de ERP Educacional: o geral, que abrange várias áreas — ou até todas — da sua escola.

Esse é o caso do iScholar. Nosso ERP Educacional trabalha em diversas frentes, desde a gestão financeira escolar até a organização da biblioteca.

As funcionalidades incluem:

• Geração de Boletos com Cobrança Fácil; 
• Criação de Réguas de Cobrança; 
• Business Intelligence; 
• Agenda Escolar; 
• Matrícula Online; 
• Relatórios Acadêmicos; 
• Integrações com outros sistemas; 
• Diário escolar; 
• Portal do Aluno e do Professor; 
• Apoio Virtual; 
• Agenda Escolar; 
• Comunicação escolar; 
• Relatórios Pedagógicos;

Dentre outras funcionalidades. Mas você vai encontrar outros ERPs Educacionais focados em pontos bem mais específicos.

Por exemplo, nosso parceiro Agenda Edu se especializa em um app de comunicação escolar com algumas funcionalidades financeiras.

Ao mesmo tempo, nossa outra parceira, a Rubeus, foca principalmente no processo de captação de alunos.

Então é sempre importante levar essas diferenças em consideração na hora de escolar o seu ERP Educacional. Elas fazem bastante diferença no jeito que você trabalha e no que é possível organizar e automatizar.

E falando nisso, precisamos conversar um pouco mais sobre o que levar em consideração na hora de escolar um ERP Educacional. Saiba mais:

Como escolher o melhor ERP Educacional?

Escolher um bom ERP Educacional não é uma tarefa muito complicada, mas ao mesmo tempo ela não é simples.

Essa escolha precisa acontecer levando pelo menos três pontos principais em consideração:

• O que você precisa; 
• O que o sistema oferece; 
• Como e quando você pretende aprender a usá-lo;

Vamos tratar melhor desses três pontos agora. Me acompanha?

O que você precisa? 

Esse é um ponto fundamental para entender antes de fazer qualquer tipo de contratação de qualquer ERP Educacional.

Pode parecer óbvio, mas os processos de compras de ferramentas assim costumam deixar essa questão de lado. Isso é bastante perigoso!

Você vai precisar fazer uma análise de diagnóstico multidisciplinar na sua escola, buscando elencar problemas e oportunidades de sistematização junto com a sua equipe.

O primeiro passo é conversar com a equipe. Elabore um comitê exclusivo para esse trabalho, e converse com todo mundo que vai ser impactado pelas mudanças — de preferência a coordenação, direção, secretaria e financeiro.

Converse sobre quais são as necessidades que a escola tem na parte burocrática, de comunicação, de gestão etc. Nesse momento vão surgir as funcionalidades que você está precisando.

Depois você precisa fazer uma boa busca no mercado para conhecer os melhores ERPs Educacionais levando em conta as funcionalidades que você elencou.

E para fechar, é hora de buscar recomendações. Use sites como o B2B Stack e o Capterra para procurar avaliações dos ERPs Educacionais que você está cogitando contratar.

O que o sistema oferece? 

Entender quais são as funcionalidades do Sistema de Gestão Escolar é só o primeiro passo.

Você ainda precisa ir além para entender questões como a reputação da empresa, como funciona o suporte, como é o processo de migração de dados, como funciona a implementação do sistema etc.

Veja por exemplo a questão do suporte. Se você está cogitando fechar com um sistema que tem tudo o que você precisa mas um suporte bem fraco, você pode acabar se colocando em maus lençóis na hora de uma pane.

Se o processo de migração de dados não for guiado, você vai demorar muito mais para ter seu ERP Educacional funcionando. E se a implementação deixar a desejar, o sistema vai trazer muita dor de cabeça nos primeiros meses de uso.

Sempre leve esses pontos em consideração, se possível buscando outras escolas que usam o sistema e perguntando como é a experiência delas.

Como e quando você pretende aprender a usá-lo? 

Também é outro ponto fundamental entender quando você vai ter tempo para aprender tudo sobre o seu novo sistema.

E nisso não estou falando só de você, leitor. Toda a sua equipe precisa aprender a usar o sistema. Você já separou turmas e horários de treinamento?

Em muitos casos, o próprio ERP Educacional fica responsável pelo treinamento. Aqui no iScholar é assim. Mas as questões logísticas ainda são de sua responsabilidade, e elas são as mais importantes de levar em conta, ok?

Por que usar um ERP Educacional?

Já conversamos sobre as principais funcionalidades de um ERP Educacional, mas ainda é bastante comum encontrar escolas com resistência à mudança que ele traz.

Isso é normal. Às vezes a rotina da escola já está muito bem estabelecida há tantos anos que ninguém vê a necessidade de mudar.

Mas estamos em um momento em que a tecnologia não pode mais ser ignorada. A mudança está acontecendo, quer você queira, quer não.

Inclusive esse é o primeiro (de muitos!) motivos para usar um ERP Educacional. Veja os principais logo abaixo:

Todas as outras escolas já têm

A maioria esmagadora das escolas particulares já contam com um ERP Educacional ou, no mínimo, outros sistemas menores responsáveis por organização da turma, comunicação com os responsáveis e tarefas de informática.

As melhores são completamente regidas pelos seus sistemas, com usos que vão desde o seu setor administrativo até a padronização da comunicação.

A questão é que, como estamos falando ao longo do texto, um ERP Educacional era novidade e diferencial na primeira década dos anos 2000. Nós estamos no começo da terceira!

O movimento hoje é de adoção em massa desses sistemas. Se a sua escola ainda não tem, ela está ficando para trás.

O ERP Educacional é necessário

Com a internet, a informação está por todo lado.

Tem gente pedindo matrículas pelo WhatsApp. Tem responsáveis ligando na escola para saber a nota dos alunos. Tem gente solicitando o envio de documentação por e-mail.

Antigamente era bem mais simples: quer um documento? Compareça à Secretaria. Quer participar do processo de matrículas? Agende um horário e compareça à escola.

Com tanta informação em tantos lugares diferentes, contar com um ERP Educacional é simplesmente necessário. Sem ele, sua escola acaba perdendo performance em um mercado cada vez mais competitivo.

O ERP Educacional facilita sua vida

Tudo bem: estamos falando muito sobre diferenciais competitivos e tudo mais. Mas a realidade é que o maior motivo de usar o ERP Educacional é o seu poder de facilitar rotinas.

Quando seus dados e processos são facilitados através e um ERP Educacional, você ganha mais visão na sua empresa. Aliás, o ERP foi criado com essa funcionalidade em mente.

Com mais visão sobre os recursos e processos da sua empresa, você consegue se planejar melhor e investir com sabedoria. Isso melhora a sua escola como um todo e ainda atrai mais matrículas.

Ter um ERP Educacional também libera a rotina dos seus trabalhadores. A Secretaria fica mais fácil de gerir, a coordenação fica mais expansiva, até os professores têm mais facilidade de preparar aulas usando o Portal do Professor.

A palavra chave é performance até agora, certo? Isso também melhora seu posicionamento no mercado como um todo. Sua escola é vista como mais tecnológica e integrada, transmitindo mais segurança na educação dos seus alunos.

Faça um teste grátis do iScholar hoje! 

Você não precisa acreditar em nenhum desses argumentos. De verdade.

Lendo assim parece que o ERP Educacional faz tudo o que a sua escola precisa, mas a realidade é um pouco diferente disso. Seu poder está diretamente relacionado com a sua organização escolar. 

A questão é que o ERP Educacional facilita essa organização. Aprendendo a usá-lo, sua escola vai pouco a pouco tendo rotinas mais organizadas e formalizadas.

Mas voltando ao ponto: você não precisa acreditar só porque nós estamos te falando. Faça o teste você mesmo — acesse o iScholar, veja as funcionalidades e avalie se ele é uma boa opção para a sua escola.

Tudo isso grátis, é claro. Para iniciar o teste, clique no banner abaixo 😉Obrigado pela leitura e nos vemos no próximo texto!