Hoje, o aprendizado de uma segunda língua aumenta a credibilidade de um indivíduo. Com isso, as pessoas estão em busca de diferentes escolas de idiomas, visando esse conhecimento inovador.

Mas, diante de um mercado cada vez mais exigente, os empreendedores devem buscar um conhecimento multidisciplinar para realizar a organização da sua empresa de maneira efetiva.

Dessa forma, abrir uma escola de idiomas não é uma tarefa fácil e requer muita responsabilidade.

É preciso contar com o apoio de uma equipe engajada em proporcionar uma educação transformadora, e de profissionais extremamente dedicados.

Pois, muitas vezes, quando se trata de aprender uma nova língua, estamos falando da realização do sonho de alguém. E, lidar com sonhos requer muito empenho e compromisso.

Por isso, aqui, vamos te ajudar com os desafios da gestão de uma escola de idiomas e te mostrar como um sistema de gestão escolar é um grande aliado.

Vamos lá?

Desafios na gestão de escolas de idiomas

As escolas de idiomas possuem algumas peculiaridades quando comparamos com uma escola de ensino regular, e isso deve ser levado em consideração.

Para te ajudar, preparamos uma lista com os maiores desafios na gestão de uma escola de idiomas:

Captação de alunos

Diferente das escolas regulares, as escolas de idiomas não disputam a corrida de aquisição de novos alunos apenas uma vez no ano.

Isso acontece pelo menos duas vezes no ano, pois os cursos em turmas são semestrais, e quando se trata de alunos particulares, essa captação acontece nos 365 dias do ano.

Somando o trabalho de captação com a concorrência do setor, o resultado é de arrepiar.

Por isso, é de suma importância ter uma boa equipe de marketing alinhada com a gestão da escola, para que, juntas, criem boas estratégias para superar esse desafio.

Retenção dos alunos

Depois de captar os alunos, a gestão da escola de idiomas tem outro desafio: fazer com que eles permaneçam na instituição.

Afinal, de que adianta o enorme esforço para matricular um aluno, se meses depois ele encerrar o contrato? É claro que a qualidade do ensino é o fator mais relevante para isso, mas ele não é o único.

A experiência que o aluno tem no dia a dia, desde o relacionamento com professores à estrutura da escola, também é primordial para retê-lo.

Processos burocráticos

Em uma escola de idiomas, lidar com todos os processos burocráticos é uma atividade que demanda atenção especial.

Afinal, é preciso arquivar uma grande quantidade de dados e documentos, como informações cadastrais de alunos, histórico escolar, configurações de turmas, documentos e relatórios, por exemplo.

E o excesso de papéis é um verdadeiro empecilho para o acesso rápido às informações.

Por isso, existe a necessidade de utilizar uma solução digital que centralize as informações e que personalize o acesso do aluno, de acordo com o seu tipo de contrato, com o idioma que ele faz e na sua mobilidade: presencial, híbrido ou on-line.

Gestão empresarial

É comum que gestores de escolas de idiomas tenham formação em áreas como Pedagogia ou Letras, mas essa pode ser uma barreira à própria gestão do negócio.

Pois, uma escola de idiomas é também uma empresa, que precisa ser bem administrada para que renda lucro.

Na prática, então, adquirir conhecimentos de gestão é essencial para que o empreendedor conduza os negócios de maneira assertiva.

Monitoramento de desempenho

Assim como o processo de captação de alunos é uma corrida em alta velocidade, as análises de desempenho também devem ser.

Em uma escola de idiomas, um aluno pode fazer um contrato de apenas três meses para se preparar para uma prova de proficiência ou uma entrevista de trabalho, por exemplo.

Por isso, é necessária uma análise constante de desempenho, para que mesmo no caso de contratos curtos, a sua escola ainda consiga “correr atrás do prejuízo” em situações desafiadoras.

6- Atividades além da sala de aula

Quando se trata de um curso de idiomas, estamos falando sempre de algo extra na rotina das pessoas. Sejam elas crianças e adolescentes em idade escolar ou adultos no mercado de trabalho.

Por isso, é preciso entender que mesmo que as atividades além do tempo em sala de aula sejam necessárias, elas também são um desafio na hora dos alunos encaixarem essa tarefa no seu dia-dia.

Portanto, é importante que sua escola invista em um jeito mais rápido para que os alunos façam essas atividades. Por meio de um site ou um aplicativo, por exemplo.

Como superar os desafios na gestão de escolas de idiomas usando um sistema de gestão escolar

Agora que você conhece os desafios da gestão de escolas de idiomas, é hora de entender melhor como fazer o planejamento para além da metodologia de ensino, e superá-los.

Para isso, você precisará contar com os cinco pilares da gestão de escolas de idiomas e com a ajuda de um  sistema de gestão escolar para mantê-los firmes:

Controle financeiro

A gestão de uma escola de idiomas, assim como a de qualquer outra escola, não é eficaz sem uma boa administração das finanças.

A gestão financeira é, digamos, um ponto de partida para direcionar investimentos, contratar professores capacitados e manter a estrutura da escola, por exemplo.

Então, torna-se primordial acompanhar o fluxo de caixa, controlar entradas e saídas e criar estratégias para reduzir a inadimplência  — tudo isso para otimizar recursos e tempo.

Assim, com um bom sistema de gestão escolar, você consegue reduzir a demanda de tempo ao controlar o pagamento de mensalidades, medir a inadimplência e oferecer meios de pagamentos rápidos, para que isso não seja mais uma tarefa estressante no dia-dia do seu aluno.

Gestão administrativa

Aqui entra a manutenção da estrutura da escola, a gestão dos recursos materiais e financeiros e a organização dos processos operacionais.

Esse setor também está altamente engajado na definição de estratégias para diminuir a evasão escolar e aumentar a captação de alunos, além de trabalhar o engajamento com a comunidade escolar.

Ou seja, estamos falando do setor que conecta todas as áreas de gestão da sua escola de idiomas. E, para que essa conexão tenha êxito, é preciso comunicação e compartilhamento de dados.

Com o uso de um portal, por exemplo, é possível que os colaboradores se integrem e disponibilizem as informações necessárias para que o setor administrativo faça todas essas pontes.

Gestão pedagógica

A gestão pedagógica é outro pilar do sucesso de uma escola de idiomas, já que está relacionada aos conteúdos e métodos empregados e, consequentemente, ao desenvolvimento dos alunos.

Nesse caso, o sistema de gestão escolar pode proporcionar ao coordenador pedagógico o acesso aos conteúdos ministrados em cada aula, ao desempenho de cada aluno, notas e faltas.

Dessa forma, se um aluno falta e os pais querem saber qual foi o conteúdo perdido ou se querem saber sobre o desempenho do filho na avaliação, a coordenação estará a alguns cliques dessas informações.

Além disso, a coordenação pedagógica tem acesso ao histórico de faltas dos alunos. Com esse acompanhamento rápido e constante, ao ver que um aluno faltou em três aulas consecutivas, o gestor pedagógico tem a chance de entrar em contato com esse aluno, saber o motivo da ausência e evitar a evasão escolar.

Recursos Humanos

Conforme você já sabe, os professores, coordenadores e demais funcionários são peça fundamental para reter alunos. Por isso, a gestão de recursos humanos não pode ser negligenciada.

É necessário criar estratégias de valorização, oferecer treinamento e criar um bom ambiente de trabalho para aproveitar, ao máximo, o capital humano da escola.

E qual é o melhor meio de valorizar os profissionais? Capacitando-os!

Além de um portal de atividades para os alunos, a escola pode ter uma plataforma voltada para a formação continuada dos colaboradores. Oferecendo cursos on-line e materiais para o seu desenvolvimento profissional.

Tecnologia

Tenha em mente que a gestão da sua escola de idiomas não pode deixar de lado a tecnologia  — principalmente porque, caso contrário, você ficará atrás da concorrência.

O ensino de idiomas é conhecido pelo uso da tecnologia nas salas de aula, como atividades envolvendo computadores, projetores, tablets, celulares, para enriquecer as aulas com recursos de interação, áudio e vídeo.

Mas esse uso não pode parar por aí!

Como vimos ao longo de todo o texto, o uso da tecnologia te ajuda a enfrentar os desafios de empreender em uma área da educação que é tão necessária, mas, ao mesmo tempo, tão concorrida.

O iScholar está pronto para te ajudar com a gestão da sua instituição da sua escola de idiomas.

Trabalhamos com uma equipe dedicada para a implementação de sistemas de gestão escolar e, como vimos acima , eles podem ser grandes aliados para a gestão da sua instituição.

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Obrigada pela leitura e até o próximo texto!