9 erros na gestão financeira escolar para não cometer

A gestão financeira das escolas precisa pegar emprestado algumas ações do mundo empresarial. E urgente!

O mundo das escolas particulares no Brasil é bem diverso. Existem grandes redes com um planejamento e gestão financeira escolar invejáveis, ao mesmo tempo que existem escolas locais, independentes, que fazem o que podem para se organizar.

Mas olha que interessante: a gestão financeira escolar que as grandes redes fazem não é tão misteriosa assim. Na verdade, o que elas fazem é justamente o que estamos te sugerindo: tratar a escola como uma empresa.

Hoje nós levantamos os principais erros que pequenas escolas cometem no seu financeiro que têm grandes impactos a longo prazo.

Separamos os 10 principais erros, com textos de apoio na maioria deles. Veja logo em seguida:

Os 10 principais erros na gestão financeira escolar

Cometer erros na gestão financeira da escola não é o fim do mundo. Todas as escolas cometem, inclusive as grandes redes.

A diferença é que quem tem um financeiro organizado consegue resolver esses problemas com muito mais agilidade e facilidade. E, na maioria das vezes, esses erros são pontuais e não causam grandes problemas.

Os erros que estamos citando aqui são os que talvez você nem esteja imaginando cometer. Não é um boleto que você esqueceu de enviar - isso se resolve rápido.

O que vamos trabalhar aqui são erros que parecem pequenos, mas que com o tempo se transformam em bolas de neve difíceis de parar.

Confira agora os 10 principais erros cometidos na gestão financeira escolar:

1 - Não saber sua taxa de inadimplência

Erro gravíssimo. A taxa de inadimplência escolar é um dos principais indicadores da saúde financeira da escola particular.

E isso gera problemas até na parte pedagógica da escola. Afinal,sem dinheiro para reinvestir, você começa a ter dificuldades com materiais, folha de pagamento e até manutenção das salas.

Você sabe calcular a taxa de inadimplência da sua escola? A fórmula é simples: a razão entre os pagamentos realizados no período pelos pagamentos não realizados multiplicado por 100 te entrega a taxa de inadimplência.

Vamos supor que você esteja analisando a taxa de inadimplência de julho, e você considera inadimplentes todas as pessoas que não pagaram nos últimos três meses. Durante esse período, 200 pessoas pagaram e 30 não pagaram. Veja a fórmula:

TI = (Não pagantes/Pagantes no período) x 100 T.I. = (200 / 30) x 100 T.I. = 6,6 X 100 T.I. = (200 / 30) x 100 T.I. = 6,6 X 100 T.I. = 66%

E aí? Se alguém te dissesse que em 90 dias 30 boletos não foram pagos você iria ser pego de surpresa, não duvido. Mas essa surpresa seria muito maior se você descobrisse que sua taxa de inadimplência é 66%.

Temos um texto no blog que fala bastante sobre como reduzir a inadimplência. Vale a leitura!

E isso nos leva a um outro erro:

2 - Não ter uma disciplina de cobranças

Muitas vezes, o problema da inadimplência escolar vai passando batido até chegar em um caso extremo como o exemplo anterior.

Descobrir uma taxa de inadimplência de 66% é um verdadeiro pesadelo para qualquer escola. Principalmente porque, sem ações diretas, essa taxa não costuma abaixar sozinha.

E é nisso onde muitas escolas erram: não fazendo essas ações diretas, deixando de cobrar os inadimplentes.

Existem vários recursos que você pode empregar para tentar receber as suas mensalidades, todos eles com suas vantagens e reveses.

Nós temos dois textos no blog que vão te ajudar a expandir sua cobrança. Um deles fala sobre como cobrar e já vem com modelos de e-mail. E o outro fala sobre como protestar boletos em cartório no caso de inadimplência.

3 - Não oferecer incentivos para o pagamento em dia

Ainda nesse mesmo assunto, escolas que não oferecem incentivos para o pagamento em dia acabam tendo mais problemas com a inadimplência escolar.

Isso porque o incentivo funciona como um método preventivo, que mantém sua gestão financeira escolar mais pró-ativa - você recebe mais sem precisar cobrar.

Cobranças são desgastantes. Existem pessoas que sempre pagam o boleto atrasado, mas mesmo assim sempre pagam. Ficar cobrando demais pode acabar te fazendo perder o aluno.

Do mesmo jeito, atrasos nas cobranças impactam muito negativamente a escola. Aquelas que não tem um sistema de gestão escolar - especialmente o iSscholar - ainda precisam pagar taxas para emitir e reemitir boletos.

Leia esse texto para saber mais sobre a legislação do desconto de pontualidade para a mensalidade escolar. Sua gestão financeira vai te agradecer.

4 - Não acompanhar a taxa de evasão escolar

A taxa de evasão escolar também é fundamental para manter sua escola sempre lucrativa. E você sabe que escola que dá lucro é escola que atrai mais alunos e consegue trabalhar melhor seus métodos educacionais.

A taxa de evasão escolar tem um cálculo similar ao da taxa de inadimplência. Analisando um período, você precisa dividir o número de alunos que estão saindo pelo número de alunos ingressantes, e depois multiplicar por 100 para ter a porcentagem.

Normalmente, esse período analisado é de um ano, já que raramente novas matrículas são feitas durante o período letivo.

Vamos para um exemplo: em 2022, a Escola Frei Caneca matriculou 130 novos alunos. Mas durante esse tempo, a escola perdeu 15 alunos veteranos.

Veja que o perder aqui é literalmente perder: os alunos não se formaram, mas abandonaram a sua escola entre um ano e outro.

Então, a fórmula fica assim:

TE = (Alunos perdidos / Alunos matriculados) x 100 TE = (15 / 200) x 100 TE = 0,075 X 100 TE = (15 / 200) x 100 TE = 0,075 X 100 TE = 7,5%

Também temos um texto super interessante falando sobre como diminuir a evasão escolar, se você quiser uma estratégia mais aprofundada.

5 - Gastar demais com infraestrutura

Escolas e faculdades particulares são conhecidas pela sua infraestrutura invejável, arquitetura de bom gosto e bastante conforto para os alunos.

Mas infelizmente, muitas também são conhecidas por gastar mais do que deveriam com a infraestrutura, prejudicando a gestão financeira escolar.

A solução nunca vai ser diminuir investimentos. Muito pelo contrário: você deveria investir melhor para poder investir mais.

Nesse texto aqui trabalhamos bastante a questão da infraestrutura da escola, indo diretamente na direção dos gastos mais inteligentes.

6 - Ter prejuízo na captação de alunos

Toda empresa lucrativa calcula seu ROI - retorno do investimento. E toda escola que tem pretensões de lucrar também deveria.

O ROI é o que vai te garantir a proteção de estar gastando o necessário, e somente o necessário, para gerar mais matrículas.

É simples perceber como uma campanha de matrículas pode ter um ROI negativo. Se você gastar R$ 50.000 em anúncios no Google e nas redes sociais e mais R$ 100.000 em outdoors pela cidade, você naturalmente espera um número de matrículas bem grande.

Se o número de matrículas não for bom o suficiente, você está saindo no prejuízo. Existem vários jeitos de calcular o ROI. Explicamos alguns deles netse texto aqui, caso você queira se aprofundar no tema.

Uma sugestão: se aprofunde.

7 - Não fazer gestão do patrimônio escolar

Seu patrimônio escolar foi construído às custas de muito investimento. E portanto ele deve ser fiscalizado e cuidado para que você não tenha prejuízo.

A melhor maneira de fazer isso é através de um sistema de gestão escolar e de adesivos de patrimônio. Sabendo quais são os seus equipamentos, onde eles estão e quem são os responsáveis por ele, é muito difícil ter perdas significativas.

Nós explicamos alguns métodos de como conseguir esse resultado nesse outro texto, voltado para a gestão do patrimônio escolar.

8 - Não calcular o LTV dos seus alunos

LTV é uma sigla que significa lifetime value - o valor do seu aluno durante o tempo da sua relação com ele.

Ou seja: um aluno do ensino médio tem um LTV expresso pela multiplicação das suas mensalidades mensais pelo tempo que ele vai ficar na escola.

Ter esse indicador é de extrema importância para qualquer escola particular, porque ele complementa outros. Por exemplo: sua taxa de evasão pode estar mais baixa nesse ano do que no anterior, mas o LTV dos alunos saindo pode ser maior.

9 - Não acompanhar as novas tecnologias e tendências educacionais

No fim das contas, toda empresa lucrativa se preocupa principalmente com a qualidade do seu produto.

Na gestão financeira escolar, entendemos o produto como o serviço educacional prestado aos alunos e responsáveis.

Então, é claro que a pedagogia é parte fundamental da gestão financeira. Simplesmente porque sem produto, não tem venda. E sem inovação, a concorrência sempre vence.

Todas as escolas particulares estão inseridas em um ambiente muito competitivo. A cada dia novas metodologias pedagógicas estão surgindo, e a tendência hoje é trabalhar a tecnologia junto com o ensino.

Temos três textos que vão te ajudar bastante com isso:

• Como usar o metaverso na educação;
• O que é a cultura maker na educação;
• Como ser uma escola 5.0.

Todos eles vão te entregar algo fundamental para a lucratividade da sua escola: um diferencial competitivo.

Então, apesar de não estarmos falando necessariamente de inovações na gestão financeira da escola, conversar sobre o seu produto é sempre uma boa ideia.

O que você precisa fazer para organizar seu financeiro

Antes de você tomar qualquer um desses passos, você precisa diagnosticar a saúde e a organização financeira da sua escola particular.

O primeiro ponto de diagnóstico é o mais simples de todos: você tem sistema de gestão escolar com módulo financeiro?

Para se organizar, ele é imprescindível. A maioria das escolas que seguem essas recomendações têm um, e através deles captam dados cruciais.

Por exemplo: falamos sobre como reduzir a inadimplência na escola. Você sabe qual é a sua taxa de inadimplência? Sem saber como ela está, é preciso investigar.

E isso só tem como fazer com um sistema organizado.

O lado humano no financeiro deve só analisar, reportar e tomar decisões. Toda a organização deve ficar por conta do seu sistema de gestão. Isso é o que chamamos de…

B.I. para escolas particulares

O Business Intelligence é uma metodologia muito interessante de aplicar em escolas particulares. Você já usa? Já ouviu falar?

O B.I. como método é um trabalho extenso, que precisa ser incorporado na sua escola com bastante disciplina.

Basicamente, podemos dizer que o B.I. atua na captura de dados, definição de métricas importantes, o compartilhamento dos resultados dessas métricas e a tomada de ações contundentes com o que eles apresentam.

Nós temos um texto super interessante sobre B.I. para escolas particulares que eu te recomendo muito acompanhar. Falamos mais sobre as principais métricas e como implementar a metodologia.

Obrigado pela leitura e até o próximo texto!