Um spoiler rápido: a nota fiscal escolar é sim obrigatória, tanto para mensalidades escolares quanto para outros tipos de vendas.

Mas o texto de hoje vai um pouco além disso. Não vamos tratar apenas da obrigatoriedade da Nota Fiscal nas escolas particulares, mas também algumas particularidades extras na hora de conduzir vendas no espaço educacional.

Vender na escola é permitido e, muitas vezes, necessário. Existem vários materiais — como livros didáticos, uniformes, equipamentos específicos e até passeios — que são comercializados na escola porque eles são necessários nas aulas ou para alguma atividade.

Hoje vamos conversar sobre isso. Primeiro, sobre o que é possível vender na escola e o que é vedado. E depois, o que é necessário fazer no ponto de vista fiscal para essas vendas.

Vamos lá?

O que é liberado vender na escola e o que é proibido

Bom, vender na escola é algo bastante comum, como começamos a entender. Mas entender o que é permitido e proibido de vender é um pouco mais complicado.

Primeiro porque existem limitações do que é permitido e o que não é que mudam de acordo com o seu estado e município.

A venda de refrigerantes, por exemplo, é proibida em algumas cidades, enquanto em outras não há nenhuma legislação.

O que trouxemos aqui são proibições gerais, que constam em diferentes Leis e Códigos de conduta, para te ajudar a entender melhor o que fazer em cada caso.

Acompanhe:

O que as escolas particulares PODEM vender

Desde que com nota fiscal e respeitando a legislação do consumidor e da infância:

• Material didático próprio (apostilas, livros internos, cadernos personalizados)
• Uniformes escolares
• Itens de papelaria usados nas atividades da escola (canetas, lápis, agendas escolares etc.)
• Serviços extracurriculares (aulas de esportes, idiomas, robótica, reforço escolar)
• Atividades complementares (passeios, festas, feiras, viagens pedagógicas)
• Alimentos permitidos por lei (refeições, lanches saudáveis, sucos, frutas, etc.)
• Produtos digitais vinculados à atividade pedagógica (acesso a plataformas, apps, simulações)

Essas vendas são legais desde que:

• Haja emissão de nota fiscal (obrigatória);
• Não haja obrigatoriedade implícita ou restrição à concorrência (ex: proibir o aluno de usar apostila similar comprada fora);
• Os valores sejam claramente informados e opcionais, exceto quando fizerem parte do contrato escolar.

O que as escolas particulares NÃO PODEM vender

Mesmo sendo privadas, há limites. Veja os principais:

• Produtos que contrariem normas sanitárias ou educacionais: como refrigerantes, balas, salgadinhos ultraprocessados, segundo leis estaduais/municipais.
• Medicamentos ou suplementos: mesmo em pequenas quantidades, é proibido vender qualquer substância com potencial de uso médico ou nutricional sem regulamentação.
• Produtos com viés publicitário ou venda casada: como mochilas com patrocínio, parcerias com marcas sem transparência, ou forçar o aluno a comprar itens da escola sob alegação de “padrão”.
• Apostilas ou livros que não estejam no contrato ou que não possam ser adquiridos fora da escola: isso pode configurar venda casada, o que é proibido pelo Código de Defesa do Consumidor.
• Produtos que fujam ao objetivo pedagógico: como eletrônicos de uso recreativo (smartphones, fones, etc.), brinquedos que não façam parte de uma atividade formal ou itens não relacionados ao ambiente escolar.

Quando a Nota Fiscal é obrigatória nas escolas?

Bom, então entendemos bem o que pode ser vendido e o que não pode nas escolas, certo? Agora precisamos entender melhor o que exatamente precisa de Nota Fiscal.

Basicamente, a NF é obrigatória sempre que há algum tipo de venda, mas existe uma diferença bem grande na emissão.

Primeiro: a NF de venda de produtos é diferente da NF da mensalidade escolar.

A NF da mensalidade é de serviços, enquanto a de venda é de produtos. Existem diferenças no cadastramento e na emissão dessas notas.

Vamos conversar melhor sobre as diferenças nos dois tópicos logo abaixo. Acompanhe:

Nota Fiscal de mensalidade escolar: serviço educacional exige NFS-e

A mensalidade escolar é considerada prestação de serviço, e por isso a nota fiscal correspondente deve ser uma NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica). Essa nota é emitida via sistema da prefeitura do município onde a escola está localizada — cada cidade tem suas próprias regras e plataforma.

Pontos importantes:

• A NFS-e se refere exclusivamente à prestação do serviço educacional;
• Não há incidência de ICMS, mas pode haver ou não cobrança de ISS (Imposto Sobre Serviço), dependendo do regime da escola e das isenções locais;
• A escola precisa estar cadastrada como prestadora de serviço educacional no município para emitir esse tipo de nota;
• Mesmo escolas sem fins lucrativos, quando cobram mensalidades, devem emitir a NFS-e (a isenção fiscal não significa isenção da obrigação de nota).

Ou seja: qualquer valor pago pela família relacionado à mensalidade ou à educação formal precisa estar coberto por uma nota de serviço, e essa emissão é responsabilidade da escola — não é opcional.

Nota Fiscal de venda de produtos: emissão de NF-e com regras estaduais

Já a venda de produtos — como uniformes, apostilas, livros, lanches, itens de papelaria — não entra como serviço. Ela precisa ser registrada com a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), regulada pela Secretaria da Fazenda Estadual. É outro tipo de documento, com outra forma de emissão.

Destaques:

• Exige cadastro estadual como contribuinte de ICMS (mesmo que o ICMS tenha isenção parcial);
• A escola precisa emitir essa nota sempre que vender bens físicos diretamente aos alunos ou responsáveis;
• A emissão é feita via sistema autorizado pela Sefaz (como ERP ou emissor próprio);
• Itens vendidos sem essa nota configuram omissão de receita e podem gerar penalidades fiscais.

Essa diferença é crucial: se a escola está vendendo algo físico, precisa emitir NF-e, não pode usar a nota de serviço como substituição. Isso inclui também combos de material didático e eventos pagos com entrega de kits ou brindes.

Como um ERP Escolar ajuda a controlar as Notas Fiscais?

A melhor forma de controlar a emissão e armazenamento de NFs é através de um ERP Escolar.

E estamos falando aqui tanto das NFs de vendas de produtos quanto as de serviço, e até as NFs recebidas dos seus fornecedores.

Um ERP Escolar é absolutamente necessário para a gestão financeira de instituições particulares.Tanto que ter um já não é nem um diferencial — é praticamente obrigatório.

Existem 3 pontos fundamentais que os ERPs escolares resolvem na hora de controlar o fluxo de NFs:

• Eles permitem a emissão pelo próprio sistema (o iScholar é um exemplo); 
• Eles permitem o envio da NF por e-mail direto pelo sistema; 
• Eles permitem o arquivamento de NFs para todos os clientes/alunos.

Vamos entender melhor como isso funciona agora, nos tópicos abaixo, relacionando com o trabalho que o iScholar consegue entregar.

Acompanhe: 

Emissão automática de notas fiscais pelo próprio sistema: mais agilidade, menos erros e integração total com o iScholar

O iScholar permite emitir notas fiscais automaticamente (NF-e para produtos e NFS-e para serviços) diretamente pelo sistema, sem precisar de ferramentas externas ou operações manuais repetitivas. 

Isso traz um ganho expressivo de tempo e precisão na rotina financeira da escola. Sempre que uma cobrança é registrada — seja uma mensalidade, venda de uniforme, material didático ou serviço adicional — a nota já pode ser gerada automaticamente com os dados fiscais corretos, integrados ao cadastro de produtos, alunos e responsáveis.

Vantagens práticas:

• Padronização tributária com base no tipo de operação, evitando erros comuns de código ou cálculo;
• Eliminação de retrabalho com digitação dupla em sistemas da prefeitura ou da Sefaz;
• Garantia de conformidade com o fisco desde o primeiro lançamento.

Em vez de depender da equipe financeira para emitir nota por fora, o iScholar centraliza tudo, dentro do mesmo ambiente de gestão escolar.

Envio por e-mail imediato: notas fiscais entregues automaticamente aos responsáveis com o iScholar

Emitir a nota fiscal é obrigatório — mas garantir que ela chegue ao pagador também é parte do processo. 

O iScholar resolve isso com o recurso de envio automático por e-mail, diretamente após a emissão. 

Assim que a NF é gerada (independente de ser mensalidade ou venda pontual), ela é enviada ao responsável financeiro cadastrado, sem intervenção da equipe administrativa.

Benefícios adicionais:

• O histórico de envio fica registrado no sistema, com data e destinatário;
• A mensagem enviada pode ser customizada com a identidade da escola;
• Garante transparência no relacionamento com os pais, reduzindo dúvidas e reclamações.

Essa integração reduz atrito com os responsáveis e diminui a carga de atendimento na secretaria, especialmente em períodos de alta demanda como o início do ano letivo ou viradas de módulo.

Armazenamento e organização de NFs: histórico completo, seguro e acessível no iScholar sempre que precisar

Um dos maiores desafios das escolas é o controle histórico e fiscal das notas emitidas ao longo do tempo. 

O iScholar resolve esse ponto ao armazenar todas as NFs no próprio sistema, com organização por aluno, por data, por tipo de operação e por status fiscal (emitida, cancelada, pendente, etc.). 

Isso vale tanto para as notas emitidas pela escola quanto para as recebidas de fornecedores, centralizando toda a movimentação em um único ambiente.

O que isso significa na prática:

• Facilidade para consultas rápidas e reemissão de notas antigas;
• Apoio direto em auditorias e prestações de contas;
• Acesso rápido em atendimentos aos pais e em processos administrativos internos.

Esse tipo de organização não é mais um diferencial — é uma necessidade básica para escolas que buscam eficiência fiscal e redução de risco em 2025. Com o iScholar, essa estrutura já vem pronta para uso.

Tudo isso você pode testar ainda hoje, clicando no banner logo abaixo. Tudo pronto para um teste guiado grátis?