Reunião de pais: confira dicas para planejar encontros on-line de sucesso

No passado, as instituições de ensino realizavam a maioria das atividades pessoalmente. Entretanto, devido à pandemia do novo coronavírus, muitas práticas escolares passaram a acontecer on-line. E embora as aulas presenciais retornem a alguma forma de normalidade, pode-se presumir que as coisas não serão totalmente como eram antes.

Muito provavelmente, a facilidade que a tecnologia trouxe vai continuar presente na educação. Esse é o caso das reuniões em videoconferências, que acontecem on-line e permitem a participação das pessoas de onde quer que estejam, garantindo diversos benefícios como otimização do tempo e redução de custos.

Neste artigo, você vai encontrar as melhores práticas para a realização de conferências virtuais com pais e professores.

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Importância de realizar reuniões com os pais

Reuniões são essenciais para construir e manter um bom relacionamento entre escola e família. Especialmente quando os encontros presenciais são evitados, é importante continuar se comunicando de forma remota com pais e alunos para que a instituição não se afaste da comunidade escolar.

O motivo para realizá-las está, essencialmente, em compartilhar informações importantes com os responsáveis dos alunos, sendo que o objetivo de cada encontro depende da pauta escolhida pelos gestores e professores.

Além das reuniões possibilitarem que ambas as partes identifiquem e localizem as necessidades específicas dos alunos, pode ser um momento de troca de experiências e sugestões.

Veja como a comunicação escolar eficiente impacta no desempenho dos alunos

Como planejar uma reunião on-line eficiente

Em muitos aspectos, as conferências virtuais são semelhantes às presenciais. A maneira mais eficaz de garantir o sucesso das reuniões on-line de pais e professores é seguir alguns passos essenciais como:

1. Preparar o conteúdo com antecedência

Toda reunião tem um propósito. Portanto, reserve um tempo para se organizar com antecedência para a reunião de pais, anotando os principais tópicos que precisam ser abordados.

Essa dica também vale para os professores, já que precisam estar preparados para compartilhar informações pertinentes sobre o desempenho dos alunos quando esse for o motivo do encontro.

2. Definir data e horário

De acordo com o objetivo da reunião, escolha uma data ideal. Por exemplo, em uma reunião para falar sobre o desempenho dos alunos, a data pode ser bem próxima ao fechamento de notas.

Já o horário precisa ser pensado de acordo com a disponibilidade dos pais, que costuma ser após o horário comercial de trabalho. Você pode fazer uma pesquisa com eles para escolher a opção de horário com maior quantidade de votos.

3. Selecionar as ferramentas ideais

Depois de definir o tema e quando será a reunião, é preciso escolher uma plataforma de videoconferência para realizá-la, como Zoom ou o Google Meet.

Existem várias possibilidades que podem ser exploradas pela escola, sendo que é essencial dar preferência àquelas que garantem facilidade de acesso e uso tanto para a equipe escolar quanto para os pais. Dessa forma, você pode testar as funcionalidades de cada uma para escolher a ideal para sua reunião.

4. Compartilhar instruções de acesso com os pais

Quando comunicar os pais a respeito da reunião, inclua também nas informações do evento instruções sobre como acessar a plataforma escolhida. Assim, é possível economizar tempo e evitar certos problemas técnicos que possam atrasar a participação dos pais na reunião.

5. Prezar pela pontualidade e objetividade

Se certifique de que a reunião comece e termine no horário combinado. Para isso, tente estruturar um cronograma com o tempo necessário para falar sobre cada assunto que será abordado ao longo do encontro com os pais, evitando desviar do tema e causar atrasos.

Essa é uma estratégia para manter os participantes engajados, visto que a falta de pontualidade e objetividade contribui para a perda de interesse.

6. Manter a comunicação aberta

Mesmo que possa haver muitas informações para compartilhar em uma breve reunião virtual, certifique-se de sempre dar tempo aos pais para conversar. É comum que eles tenham dúvidas, preocupações e até mesmo sugestões.

As reuniões são oportunidades para desenvolver uma conversa bidirecional. Esse tipo de comunicação constrói um relacionamento forte que estimula a participação ativa dos pais na vida escolar dos alunos.

Confira 5 ações para fortalecer o vínculo com a comunidade escolar

Como se aproximar da comunidade escolar com a ajuda da tecnologia

O contato dos pais com a escola não pode ocorrer somente em momentos como reuniões. É preciso que a instituição de ensino incentive a participação da família nos estudos dos alunos.

Para isso, a escola pode utilizar ferramentas que facilitam essa aproximação. Com um sistema de gestão escolar que possui um app exclusivo para alunos e pais, é possível disponibilizar o acesso a diversas informações sobre a vida escolar do aluno, como notas, faltas, ocorrências e conteúdos publicados pelos professores.

Esse monitoramento por parte dos pais auxilia até mesmo na melhora do desempenho do aluno. Além disso, o envio de notificações automáticas via app, e-mail ou SMS ajuda a fortalecer ainda mais a comunicação escolar.

Gestor, esperamos que esse conteúdo tenha te ajudado a aprimorar seu planejamento de reuniões virtuais. É importante lembrar que, além de otimizar sua gestão escolar, o sistema de gestão iScholar conta com os recursos citados no último tópico. Solicite uma demonstração gratuita e veja como podemos te ajudar a aproximar ainda mais os alunos e pais da sua instituição de ensino.

Até a próxima!