O texto de hoje serve para duas coisas: primeiro, te mostrar como atender clientes pelo WhatsApp da escola. Depois, precisamos entender se realmente vale a pena fazer esse trabalho.

Veja: o WhatsApp, por mais que ele seja uma ótima ferramenta de comunicação, ainda sofre com alguns problemas que são, na verdade, mais causados por humanos do que pela própria tecnologia.

Ao mesmo tempo, existem outros recursos bem interessantes de comunicação escolar que, embora não sejam tão instantâneos e diretos como o Whats, têm um grau maior de segurança da informação e controle da mensagem sendo transmitida.

Vamos conversar um pouco mais sobre comunicação escolar? Então primeiro vamos direto ao ponto: como configurar um WhatsApp e atender clientes por ele?

Como configurar o WhatsApp Business na escola

Tudo o que você vai precisar aqui é de um smartphone para criar uma conta no WhatsApp business. Você pode usar múltiplos computadores conectados a ele na sua secretaria.

Ou seja: você não precisa de uma única pessoa logada o tempo todo no WhatsApp e não é apenas um aparelho que recebe as notificações. Mas é importante lembrar: isso é no modelo Business.

O WhatsApp Business permite até 4 dispositivos diferentes logados na mesma conta. O processo para configurá-lo é extremamente simples:

• Baixe o WhatsApp Business pela Google Play ou  Playstore da Apple;
   
• Confirme o número do telefone: é uma ótima ideia começar com um número novo, exclusivo para o WhatsApp da escola. Nesse número você vai receber um SMS de confirmação;
   
• Crie sua conta, adicionando o nome da escola, foto e outras informações relevantes;
   
• Crie um perfil comercial acessando Conhecer > Perfil Comercial. Lá você vai poder colocar ainda mais informações sobre a sua escola;

Pronto! É só isso! Agora você só vai precisar conversar com outras pessoas. O WhatsApp Business tem várias outras funcionalidades que o normal não tem. Você pode testá-las uma por uma ou acessar essa página que lista todas.

Mas a configuração não pára por aí. Tenho mais alguns truques que vão te ajudar bastante a usar o WhatsApp da escola logo abaixo:

Como usar o WhatsApp Business como central de contatos? 

A resposta direta é muito simples: divulgando o WhatsApp da escola como principal ponto de contato entre você, seus alunos e os responsáveis.

Mas essa resposta não responde muito 😅 Existem diversas formas de centralizar o WhatsApp da escola como principal ponto de contato. Para cada funcionalidade, você precisa de uma abordagem diferente.

Mas todas essas abordagens partem do mesmo princípio: divulgação total sempre que possível.

Veja alguns exemplos para você entender melhor o que estou querendo dizer:

• Para campanha de matrículas: divulgue no final do processo seletivo o link para o WhatsApp. Criá-lo é muito fácil e você pode fazer agora com papel e caneta. Escreva wa.me/ e coloque seu número de telefone depois da barra com o código do Brasil +55. Pronto!
   
• Com QR Code: você pode usar esse link como QR Code também. Você pode criá-lo direto no seu Perfil Comercial pelo próprio WhatsApp;
   
• Em reuniões presenciais: deixe o link que você criou em todas as atas, documentos e materiais impressos para os pais e responsáveis;
   
• Divulgação massiva: envie o link por e-mail para todos os seus alunos, pais e responsáveis.

Dentre outros usos mais específicos.

Como importar listas de contatos para o WhatsApp?

Esse é um passo um pouco mais técnico. Para importar sua lista de contatos de outro dispositivo para o seu WhatsApp, você precisa tê-los salvo em uma conta do Google.

Por exemplo: você tem um celular que está com todos os contatos da escola salvos. Você vai precisar de acesso na conta do Google associada a esse celular. Isso é mais simples do que parece: você tem acesso a tudo pelo e-mail da conta.

Para começar, você vai precisar gerar um arquivo CSV. Isso também é fácil: simplesmente abra o Excel e crie duas colunas: Nome e Telefone. Atenção: o nome das colunas precisa ser exatamente esse, e sua planilha precisa estar completamente sem formatação.

Depois, o trabalho vai ser um pouco manual. Vá adicionando os nomes e telefones de cada contato nessa lista. Agora é só clicar em “Salvar Como” e selecionar a opção .csv.

Com essa lista pronta, é hora de importá-la. Primeiro, faça login da conta do Google do WahtsApp Business. Depois, clique nos nove pontinhos no canto superior direito e clique em “Importar Contatos”. Selecione a sua lista CSV e pronto!

Será que você deveria usar o WhatsApp na escola?

Ok: como prometido, a primeira parte já foi: você viu o quanto é simples configurar o WhatsApp da escola e começar a usá-lo.

Mas agora vem uma pergunta importante: mesmo sendo simples, será que você deveria usá-lo? Será que o WhatsApp realmente é a melhor solução de comunicação escolar?

O WhatsApp é muito útil pela sua natureza democrática. Todo mundo tem, todo mundo espera receber uma mensagem por lá, todo mundo sabe como usar.

Mas essa natureza democrática também traz alguns ônus para a escola. Para a sua credibilidade, para a sua marca e até para a segurança dos alunos.

Vamos conversar melhor sobre eles agora. E ao final, te apresento uma alternativa mais formal. Olha só:

Qualquer pessoa pode criar grupos no WhatsApp

Se você decide pelo WhatsApp como seu principal ponto de comunicação escola-aluno-responsável, você precisa criar alguns limites básicos e fiscalizá-los sempre.

Isso porque qualquer pessoa na sua escola com acesso ao número de telefone dos alunos pode criar um grupo sem a direção e a coordenação sequer ficarem sabendo.

Muito cuidado com essa situação. Professores podem criar grupos com seus alunos sem você saber o que está sendo dito, como e por quem. E com acesso aos telefones dos alunos, isso significa uma quebra grave na segurança da informação.

O WhatsApp é muito útil, mas vem com esse e mais alguns outros problemas. Veja mais um:

E se o WhatsApp cair? 

Se toda a sua comunicação girar em torno do WhatsApp, como a sua escola fica caso ele saia do ar?

Isso é raro, mas ainda acontece. Entre 2015 e 2016, o WhatsApp foi bloqueado 4 vezes no Brasil.

É claro que isso pode acontecer com outros tipos de soluções de comunicação escolar. Mas o WhatsApp pode ficar fora do ar por dias inteiros, dependendo da determinação da justiça, e sem nenhum aviso prévio.

Então, pode ser que não aconteça hoje, amanhã ou depois. Mas quando acontecer, você não vai estar preparado para lidar com as dificuldades que isso traz.

Mensagens podem ser adulteradas no WhatsApp

Com um aplicativo simples no computador você consegue alterar qualquer texto na internet. Qualquer um mesmo, inclusive mensagens de outras pessoas no WhatsApp.

É claro que qualquer pessoa pode confirmar se a mensagem é verdadeira ou falsa diretamente com quem enviou. Mas ao mesmo tempo, isso causa uma confusão desnecessária. Até explicar, você pode perder alunos.

Então, leve esse ponto muito em consideração antes de escolher o WhatsApp com certeza, ok?

Mas o que então pode substituí-lo? Vamos conversar sobre isso logo abaixo:

O que usar para comunicação escolar fora o WhatsApp?

O melhor jeito de trabalhar sua comunicação escolar é através de um ERP Educacional.

Com ele, você envia suas mensagens na plataforma certa: ou e-mail, ou SMS, ou diretamente pelo aplicativo de comunicação. Ou em todas as três ao mesmo tempo.

E para os professores, a agenda escolar online já resolve todos os tipos de comunicação necessárias com os alunos.  

Um ERP Educacional ainda conta com várias outras vantagens na forma de funcionalidades diferentes. Ele não cuida somente da comunicação, mas também de outros pontos importantes, como a Gestão Financeira, o patrimônio da escola, etc.

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Obrigado pela leitura e a gente se vê no próximo texto.