Toda escola precisa de organização no setor de contas a pagar. E a maioria das escolas têm essa organização, de uma forma ou de outra.

Essa organização surge espontaneamente por conta da natureza do trabalho. As contas vão chegando, os prazos de pagamento também, e se a escola não se programa, ela se vê em uma situação complicada com juros e até interrupções no fornecimento.

Então, é natural que os departamentos financeiros encontrem maneiras de eles próprios se organizarem para não perder esses prazos e, principalmente, manter a escola com um caixa sempre no azul.

Mas existem maneiras padronizadas de organizar a área de contas a pagar. Maneiras que foram testadas e aprovadas pelas maiores empresas do Brasil e do mundo.

É isso que vamos conversar hoje. Sua escola particular precisa ter a mesma eficiência no controle de contas que essas empresas, já que ela lida também com recursos vindos a partir de uma prestação de serviços.

Para começar, vamos entender primeiro quais são as principais responsabilidades do setor de contas a pagar?

O que exatamente o setor de contas a pagar precisa fazer?

Qualquer leigo te diria que o setor de contas a pagar tem como principal responsabilidade as contas a serem pagas, certo?

Ou seja: a principal responsabilidade do setor é manter as contas em dia, organizando pagamentos, recebendo notas fiscais e as arquivando, organizar a lista de fornecedores etc.

Porém, existem algumas funções extra nesse trabalho. “Manter as contas pagas” não é tão simples quanto apertar um botão e pronto. Na verdade, é necessário todo um trabalho extra de organização que raramente é discutido.

As principais preocupações do setor de contas a pagar são as seguintes:

• Controle de vencimentos: Monitoramento constante de prazos de pagamento para evitar juros e multas por atraso.
• Lançamentos financeiros: Registro de despesas no sistema da escola ou ERP, com categorização por tipo de gasto (salários, materiais, manutenção etc.).
• Emissão e conferência de boletos e notas fiscais: Verificação de valores, dados bancários e condições de pagamento.
• Relacionamento com fornecedores: Negociação de prazos, acordos de parcelamento e resolução de eventuais divergências nos pagamentos.
• Organização de documentação: Arquivo de comprovantes de pagamento, contratos e notas fiscais para fins de auditoria ou prestação de contas.
• Conciliação bancária: Verificação de que os pagamentos saíram corretamente da conta bancária e foram devidamente registrados no sistema.

Essas são as principais responsabilidades do setor de contas a pagar, mas algumas delas são um pouco mais complexas do que outras.

A organização do setor de contas a pagar, porém, é mais direta ao ponto. Ela traz 5 práticas fundamentais que são aplicadas em todas as maiores empresas do mundo.

Vamos conversar sobre essas técnicas de organização agora:

Os 5 principais pontos de organização prática do setor de contas a pagar

Bom, cada um dessas atividades do setor de contas a pagar vem com suas necessidades de organização próprias.

Em muitos casos, essas necessidades são até bastante diferentes umas das outras.

Por exemplo: o controle de vencimentos precisa ser executado no mínimo com um calendário marcado, certo?

As datas que constam nesse calendário são bastante variáveis, muitas vezes não coincidindo com os melhores momentos para a empresa realizar o pagamento.

Por exemplo: você tem 5 boletos recorrentes que são cobrados todo dia 01. Porém, a data limite de pagamentos dos boletos das mensalidades escolares é o dia 07.

São seis dias de incertezas — todos os pagamentos da escola deveriam acontecer após o dia 10, no mínimo, para lidar tanto com o prazo quanto com a inadimplência.

Nesse caso, além da pura organização em datas, também é necessário um know how estratégico na negociação de prazos de vencimentos com bancos, fornecedores etc.

➡️ Leia também: Gestão financeira da escola — como organizar?

Nesse tópico, vamos conversar sobre os 5 principais pontos universais de organização do setor de contas a pagar. Ao longo deles, vamos entender quais são as características específicas, para tarefas específicas, que eles apresentam: 

Controle de vencimentos e previsibilidade de fluxo

Esse é o pilar básico: saber quando você precisa pagar e quanto isso impacta seu caixa. 

Um controle de vencimentos bem feito é o que separa uma operação organizada de um setor que vive apagando incêndio.

Boas práticas:

• Mantenha um calendário de pagamentos com lembretes antecipados.
• Classifique as contas por recorrência (fixas x variáveis).
• Utilize cores ou categorias para sinalizar urgência e impacto.

Exemplo prático:

Se o aluguel da escola vence dia 03 e a maior parte da receita entra até dia 07, negocie com o proprietário para mover o vencimento para o dia 10. 

Assim, evita adiantamentos de caixa ou uso de crédito desnecessário.

Centralização de documentos e padronização dos processos

Quando os documentos estão espalhados (e-mails, WhatsApp, gavetas físicas, planilhas soltas), os erros se tornam rotina. A organização começa com centralização e ganha eficiência com padronização.

Boas práticas:

• Use um drive compartilhado ou sistema ERP com acesso controlado.
• Crie modelos para rotinas: recebimento de nota, solicitação de pagamento, comprovação.
• Tenha um checklist fixo para cada tipo de pagamento.

Exemplo prático:

Ao receber uma nota fiscal de um fornecedor de material pedagógico, o fluxo deve ser:

1. Conferência do pedido
2. Aprovação do valor pelo setor responsável
3. Emissão de boleto e agendamento do pagamento
4. Armazenamento automático em uma pasta nomeada (ex: "Fornecedores 2025 > Março > Pagos").

Alçadas de aprovação e segurança da informação

Nem tudo pode — ou deve — ser pago automaticamente. Ter regras claras de quem pode autorizar o quê reduz o risco de decisões precipitadas ou de pagamentos indevidos.

Boas práticas:

• Defina limites de valor para cada perfil de aprovação (ex: até R$ 500,00 com o financeiro; acima disso, com a direção).
• Separe quem lança, quem aprova e quem executa.
• Use senhas, autenticação em dois fatores e registros de log de cada ação.

Exemplo prático:

Uma empresa terceirizada cobra por hora extra de serviços de limpeza. 

O lançamento da fatura deve passar pela coordenação antes da autorização — evitando pagamentos por horas não prestadas ou mal registradas.

Conciliação bancária e validação diária

Toda saída registrada no financeiro precisa bater com o que saiu do banco. E isso precisa ser diário, não semanal ou "quando der tempo". A conciliação é a defesa do caixa contra erros e fraudes.

Boas práticas:

• Compare extrato bancário com registros internos todo fim de expediente.
• Identifique rapidamente débitos automáticos não autorizados.
• Use sistemas que importem o extrato bancário automaticamente.

Exemplo prático:

Um débito automático de internet que foi cancelado continua sendo cobrado? Com conciliação diária, isso é identificado no dia seguinte e resolvido na hora — antes de virar dor de cabeça ou gerar reembolso difícil.

Relatórios periódicos e análise de performance

O setor de contas a pagar não pode ser apenas operacional. Ele precisa gerar inteligência. Com relatórios periódicos, você enxerga o comportamento das despesas, negocia melhor e melhora o planejamento.

Boas práticas:

• Gere relatórios mensais com valores pagos por categoria (ex: manutenção, pessoal, fornecedores).
• Compare variações mês a mês e identifique picos sazonais.
• Relacione os pagamentos com o calendário letivo ou eventos escolares.

Exemplo prático:

Se as despesas com manutenção sempre aumentam no mês de julho, é sinal de que você pode se antecipar e fazer cotações melhores em junho — evitando contratações de última hora e custos inflacionados.

Como organizar o contas a pagar com um ERP Educacional?

Com todas essas responsabilidades, entendemos então que o setor de contas a pagar tem uma grande responsabilidade nas mãos.

E essa responsabilidade é grande demais para ser deixada em planilhas pura e simplesmente. Erros nesses casos são comuns, e sendo comuns, são muito perigosos.

A enorme maioria das empresas organiza o contas a pagar através de plataformas financeiras dedicadas.

E a imensa maioria das escolas particulares também, já que elas próprias são empresas.

Neste tópico, vamos entender como exatamente um ERP Educacional com as funcionalidades do iScholar consegue te entregar as melhores condições para desenvolver um trabalho organizado e seguro no contas a pagar.

Saiba mais:

Organização automática dos lançamentos

Um bom ERP Educacional não exige que a equipe financeira lance tudo manualmente o tempo inteiro. 

A ideia é que os próprios eventos do sistema — como a contratação de um fornecedor, o pagamento de um salário ou a renovação de um contrato — já gerem os lançamentos financeiros correspondentes, com valores, datas e categorias pré-definidas.

Exemplos práticos:

• Um serviço de manutenção é registrado na aba de contratos → o sistema já agenda os pagamentos futuros no financeiro.
• A folha de pagamento é aprovada → os débitos já aparecem programados no contas a pagar, separados por centro de custo.

Evita retrabalho. E o mais importante: reduz drasticamente as chances de erro.

Controle centralizado por categoria de despesa

Com um ERP, cada despesa entra com uma classificação clara — água, energia, fornecedores, impostos, salários, manutenção etc. 

Isso permite ter uma visão consolidada por tipo de gasto, facilitando decisões de corte, renegociação ou priorização.

O que isso traz na prática:

• Facilidade para visualizar onde a escola está gastando mais do que deveria.
• Melhor base para negociação com prestadores de serviço (“esse valor está acima da média dos últimos seis meses”).
• Relatórios de custo por área, ideais para prestação de contas ou planejamento estratégico.

Alçadas e permissões bem definidas

Nem todo mundo pode pagar qualquer coisa — e nem deve. Um ERP bem configurado permite definir regras claras de aprovação: quem pode lançar, quem pode autorizar, quem pode pagar, e quais limites envolvem cada papel.

Vantagens diretas:

• Segurança nas decisões financeiras.
• Evita pagamentos não autorizados ou fora da política interna.
• Garante rastreabilidade: é possível saber quem fez o quê, quando, e por quê.

Esse é o tipo de controle que planilha nenhuma consegue oferecer com o mesmo nível de precisão.

Integração direta com contas bancárias

Os principais ERPs do mercado se integram com bancos, permitindo que os pagamentos sejam realizados diretamente da plataforma — sem copiar e colar dados, sem erro de digitação, sem depender de outro sistema intermediário.

O que essa integração permite:

• Pagamentos agendados direto do ERP.
• Conciliação bancária automática: o sistema compara os valores previstos com os valores realmente pagos.
• Redução de tempo gasto em operações repetitivas.

Isso transforma o contas a pagar de uma função burocrática em um fluxo de trabalho fluido.

Relatórios confiáveis e exportações fáceis

Com todos os dados estruturados e classificados, o ERP gera relatórios consistentes — e exportáveis — com poucos cliques. 

Isso ajuda tanto o dia a dia da gestão quanto momentos específicos como auditorias, reuniões de diretoria ou prestação de contas para mantenedores.

Aplicações práticas:

• Relatório mensal de despesas por área da escola.
• Exportação em PDF ou Excel para envio contábil.
• Visualização de comparativos entre meses ou anos.

Nada disso exige fórmulas, filtros ou macros: a estrutura já vem pronta. O trabalho da equipe financeira vira análise e tomada de decisão — não mais organização manual de dado solto.

Se quiser uma versão resumida de cada item para aplicar como tópicos em apresentação ou documento mais direto, posso montar também.

Conciliação bancária simples e precisa

Uma das funções mais importantes de um ERP financeiro é garantir que o que foi previsto bate com o que foi pago. 

No iScholar, a conciliação bancária é feita de forma intuitiva: o sistema importa o extrato bancário e compara automaticamente com os lançamentos internos do contas a pagar.

Principais benefícios dessa funcionalidade:

• O sistema identifica automaticamente pagamentos conciliados, divergentes ou em duplicidade.
• Lançamentos não encontrados no banco são sinalizados, evitando esquecimentos ou erros de digitação.
• O extrato fica disponível diretamente no sistema, sem precisar abrir o internet banking a todo momento.

Exemplo direto:

Se a escola programou o pagamento de um fornecedor para o dia 10 e o banco registrou a saída no dia 11, o sistema sinaliza a diferença e permite ajustar o lançamento com 2 cliques — mantendo o histórico limpo e preciso.

Essa conciliação automatizada elimina retrabalho e aumenta a segurança do financeiro — sem depender de planilhas externas ou verificações manuais.

Esse último ponto é importante de conversar sobre.

A conciliação bancária é um dos maiores sofrimentos que departamentos financeiros grandes e com muitas fontes de receita e pagamentos têm.

O iScholar acabou de lançar essa funcionalidade — a estréia foi na Bett Brasil 2025.

Faça um teste guiado hoje com nossos especialistas para saber mais!