Negociar mensalidades escolares não é uma tarefa hostil. Muito pelo contrário: quanto mais tranquila for a conversa, mais chances você tem de receber.

A questão é que muitas escolas, na hora da negociação, entendem que elas estão fazendo um favor para quem está pagando. Isso até é verdade, mas esse mindset não ajuda ninguém.

Você pode estar completamente coberto de razão em fazer suas cobranças e esperar o pagamento dentro de um prazo razoável. Mas a realidade da inadimplência escolar é um pouco diferente disso.

No mundo real, a inadimplência acontece. Não há como fugir disso. O que nós, como gestores, podemos fazer é tentar sempre reduzi-la e lidar com ela.

E existem jeitos certos de lidar com a inadimplência. Vamos passar por todos hoje nesse texto.

Vamos juntos?

Tudo o que já conversamos sobre a inadimplência escolar

Aqui no blog já falamos muito sobre a inadimplência escolar. Ela é um dos pontos mais importantes na nossa rotina de produção de conteúdo.

Isso porque a inadimplência é um dos poucos problemas que todas as escolas do Brasil — e até do mundo! — enfrentam. Sem excessão.

Aliás, todos os negócios que trabalham com serviços e vendas a prazo sofrem com a inadimplência. Não há como fugir dela.

A negociação de mensalidades escolares — o assunto que estamos tratando aqui hoje — é apenas uma das formas de lidar com a inadimplência.

Outras vão incluir a prevenção, o planejamento para evitar problemas no caixa, como lidar com os alunos que estão inadimplentes etc.

Separei logo abaixo tudo o que já conversamos sobre o assunto aqui no blog. Vale a pena ler!

➡️ Inadimplência escolar: tudo o que você precisa saber para combatê-la
➡️ Controle de inadimplência escolar em estado avançado: como resolver?
➡️ Inadimplência escolar: como reduzir e como lidar
➡️ Processo por inadimplência: a escola pode entrar na justiça?
➡️ Protesto em cartório para inadimplência escolar: como fazer?

Aí tem textos que vão desde o início do reconhecimento do problema até medidas mais drásticas, envolvendo o protesto de boletos e o processo judicial. 

Mas é importante considerar que o protesto e o processo são situações extremas. O melhor mesmo é conseguir receber o valor devido. E isso funciona melhor através da negociação.

No próximo tópico, você acompanha algumas técnicas de negociação para te ajudar a reaver essas mensalidades “perdidas”.

Vamos ver?

Como negociar mensalidades escolares?

Negociar mensalidades escolares tem como principal objetivo o recebimento das que estão atrasadas, certo?

Esse objetivo é o principal. Muitas vezes, outros objetivos acabam entrando no meio e atrapalhando a negociação.

Por exemplo: você não só quer receber, mas quer receber rápido. Perceba como são dois objetivos, e por isso, muito mais difíceis de atingir.

Ou você quer não só receber, mas receber com juros.

Tudo bem, é válido! Mas de verdade: você tem muito menos chances de receber com juros do que simplesmente receber.

Essas dicas que você vai ver logo abaixo estão levando isso em consideração. Nosso objetivo principal aqui é reaver os valores que estão faltando, pura e simplesmente, sem nenhuma outra meta por trás.

Começando agora:

1. Priorize a Recuperação do Valor Principal

Quando se trata de negociar mensalidades escolares atrasadas, o foco principal deve ser sempre a recuperação do valor principal da dívida. 

Isso significa que, embora seja compreensível desejar adicionar juros ou multas para compensar atrasos, o objetivo inicial deve ser garantir que a escola recupere os fundos essenciais.

Quando a recuperação do valor principal é priorizada, as chances de sucesso aumentam significativamente, pois os responsáveis financeiros dos alunos estarão mais inclinados a cooperar sem o peso adicional de encargos extras.

Este foco simplificado facilita a negociação e cria um ponto de partida mais acessível para ambas as partes, reduzindo a resistência inicial ao pagamento.

2. Estabeleça um Canal de Comunicação Aberto

Manter um diálogo aberto e amigável é crucial em qualquer processo de negociação. Isso significa estabelecer um canal de comunicação onde os pais ou responsáveis se sintam confortáveis em expressar suas preocupações e dificuldades.

Essa abordagem ajuda a criar um ambiente de confiança mútua, essencial para encontrar soluções viáveis para o pagamento das mensalidades atrasadas.

A comunicação deve ser regular e clara, com a escola disponibilizando várias formas de contato, como reuniões presenciais, chamadas telefônicas e correspondência eletrônica.

Um canal de comunicação eficaz não apenas facilita a negociação, mas também demonstra a disposição da escola em colaborar e encontrar uma solução conjunta.

3. Flexibilidade nos Prazos de Pagamento

Oferecer prazos de pagamento flexíveis é uma das estratégias mais eficazes para recuperar mensalidades escolares em atraso.

Muitas famílias enfrentam dificuldades financeiras temporárias e precisam de um pouco mais de tempo para organizar suas finanças.

Ao proporcionar flexibilidade nos prazos, a escola mostra compreensão e apoio, o que pode motivar os responsáveis a cumprirem seus compromissos de pagamento.

Essa flexibilidade pode incluir a extensão do prazo de pagamento original ou a definição de novas datas mais convenientes para a família. Ao adaptar os prazos às necessidades dos responsáveis, a escola aumenta a probabilidade de recuperação dos valores devidos.

4. Ofereça Opções de Parcelamento

Outra abordagem útil é permitir que as famílias parcelem a dívida em várias vezes. O parcelamento pode tornar a quitação da dívida mais gerenciável para aqueles que enfrentam restrições financeiras significativas.

Ao dividir o valor total em pagamentos menores e mais frequentes, a carga financeira imediata sobre a família é reduzida, o que pode aumentar a capacidade de pagamento. Essa opção deve ser apresentada de forma clara, destacando os benefícios do parcelamento e garantindo que os termos sejam justos e realistas.

Ao facilitar o pagamento através de parcelas, a escola demonstra flexibilidade e um desejo genuíno de resolver a questão de maneira prática e sensível.

5. Seja Transparente e Clareza nas Condições

A transparência é fundamental em qualquer negociação financeira. É crucial que a escola seja clara sobre as condições de pagamento, os prazos e as consequências de não cumprimento. Isso inclui fornecer informações detalhadas sobre os valores devidos, as opções de pagamento disponíveis e quaisquer possíveis penalidades.

A clareza nas condições evita mal-entendidos e garante que ambas as partes estejam plenamente cientes dos termos do acordo.

Além disso, ser transparente ajuda a construir confiança, o que é essencial para uma negociação bem-sucedida.

Quando as condições são comunicadas de forma aberta e honesta, os responsáveis são mais propensos a cooperar e a cumprir com seus compromissos.

6. Evite Conflitos Desnecessários

Durante o processo de negociação, é importante evitar conflitos desnecessários que possam dificultar o diálogo e a resolução da dívida.

Abordagens confrontacionais ou ameaçadoras geralmente resultam em resistência e podem prejudicar o relacionamento entre a escola e a família.

Em vez disso, a escola deve adotar uma postura colaborativa e empática, focando em soluções mutuamente benéficas.

Mostrar compreensão pelas dificuldades enfrentadas pelos responsáveis e buscar um terreno comum pode facilitar um acordo amigável.

A resolução pacífica e cooperativa dos conflitos promove um ambiente mais harmonioso e aumenta a probabilidade de recuperação das mensalidades atrasadas.

7. Documente Todas as Negociações

Documentar todas as comunicações e acordos feitos durante o processo de negociação é uma prática essencial para evitar futuros desentendimentos.

Essa documentação deve incluir registros de e-mails, notas de reuniões, termos acordados e quaisquer alterações nos planos de pagamento.

Manter um registro detalhado garante que ambas as partes tenham um histórico claro das negociações e possam referenciar esses documentos caso surjam dúvidas ou disputas.

Além disso, a documentação ajuda a escola a monitorar o progresso dos pagamentos e a tomar medidas apropriadas se os acordos não forem cumpridos. Esse registro é uma ferramenta valiosa para garantir a transparência e a responsabilidade de ambas as partes.

8. Utilize Incentivos para Pagamentos Antecipados

Oferecer incentivos para pagamentos antecipados pode ser uma estratégia eficaz para motivar os responsáveis a quitar as mensalidades atrasadas mais rapidamente. Esses incentivos podem incluir pequenos descontos, isenção de juros ou outras vantagens financeiras.

Ao apresentar essas opções, a escola pode criar um sentido de urgência e encorajar os responsáveis a priorizarem o pagamento das dívidas escolares.

É importante que esses incentivos sejam comunicados de forma clara e que os responsáveis entendam os benefícios de realizar pagamentos antecipados.

Os incentivos podem não apenas acelerar a recuperação dos valores devidos, mas também reforçar a boa vontade e a cooperação entre a escola e as famílias.

9. Mantenha o Foco no Objetivo Principal

Durante todo o processo de negociação, é fundamental manter o foco no objetivo principal: recuperar as mensalidades atrasadas.

É fácil se desviar com metas secundárias, como a imposição de juros ou penalidades adicionais, mas essas podem complicar as negociações e reduzir a probabilidade de sucesso.

Lembre a equipe de cobrança e a si mesmo da importância de simplificar os objetivos e evitar distrações que possam dificultar a resolução da dívida.

Mantendo um foco claro e consistente, a escola pode aumentar a eficácia das negociações e assegurar que os valores devidos sejam recuperados de maneira eficiente e pragmática.

10. Avalie Periodicamente os Resultados

Recomenda-se que a escola avalie periodicamente os resultados das negociações de mensalidades atrasadas para ajustar estratégias conforme necessário.

Essa avaliação pode incluir a análise das taxas de sucesso das negociações, a eficácia das estratégias de comunicação e a satisfação das famílias com o processo.

A partir dessas avaliações, a escola pode identificar áreas de melhoria e implementar ajustes para otimizar as negociações futuras.

Revisões regulares garantem que a abordagem da escola permaneça eficaz e adaptável às necessidades e circunstâncias em constante mudança.

Essa prática de avaliação contínua contribui para um processo de recuperação de dívidas mais eficiente e bem-sucedido.

Conte com um ERP Escolar para ter sucesso ao negociar mensalidades escolares

Como você deve ter percebido ao longo do texto, grande parte do trabalho de negociação é feito de forma assíncrona.

Ou seja: você não vai estar sentado em uma reunião conversando sobre como realizar o pagamento.

Você vai mandar e-mails, vai documentar interações, vai abrir diversos canais de comunicação etc. — tudo isso em um esforço que pode durar meses.

Um ERP Escolar te ajuda em todas essas fases e tarefas da negociação.

Através dele, você consegue sistematizar a cobrança, ao mesmo tempo que não precisa criar toda uma força tarefa voltada para o trabalho de receber as mensalidades atrasadas.

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Obrigado pela leitura e a gente se vê no próximo texto!