Diário escolar online: como escolher a melhor ferramenta

Um diário escolar online facilita muito a sua vida. Mas muito mesmo.

Na verdade, dizer isso em plena terceira década dos anos 2000 já está sendo chover no molhado. É quase como que dizer que a sua secretaria vai render mais se você usar computadores.

Esse é o nível do mercado educacional aqui no Brasil. A cada dia que passa, mais e mais escolas estão adotando automações como o diário escolar online e um sistema de gestão escolar.

Essas ferramentas aumentam sua produtividade, dão mais confiança para os dados e reduzem o tempo necessário para trabalhar questões que deveriam ser muito mais fáceis de resolver.

O diário escolar sem ser online te atrapalha em vários pontos. E é com isso que a gente começa o texto agora: o que as escolas que não usam o diário escolar online estão perdendo?

A realidade das escolas que não usam um diário escolar online

Escolas que não usam um diário escolar online têm mais dificuldades em tarefas simples do dia a dia. E também nas mais complexas.

E o pernicioso dessa dificuldade é que você, como gestor escolar, acaba não percebendo que está difícil e vai seguindo a vida.

A equipe também não: essa é a forma que tudo foi feito desde sempre. Por que deveríamos mudar agora?

Sempre existe um jeito mais simples de fazer algo que você já faz. E quando entendemos as escolas particulares como uma empresa acima de tudo, com KPIs e metas para atingir, isso fica ainda mais urgente.

Já conversamos aqui no blog sobre como tempo em escolas particulares é como uma barra de ouro do Show do Milhão: ele vale mais do que dinheiro.

Ele te possibilita encontrar novas oportunidades de faturar mais, não só maneiras de economizar.

Mas estamos nos adiantando — veja agora as oportunidades que as escolas que não usam um diário escolar online estão perdendo:

Dificuldades em fazer relatórios pedagógicos

Relatórios pedagógicos envolvem uma série de informações, sendo que muitas delas estão no diário escolar. 

Quanto tudo é feito manualmente, você precisa reunir toda a documentação e analisá-la individualmente para conseguir montar os seus relatórios escolares.

Isso leva muito tempo e exige um esforço enorme dos seus professores, que acabam usando suas horas-atividade para essa função por semanas.

Isso é muito complicado. Essas horas são destinadas ao preparo de atividades para os alunos e a organização de novas aulas.

Quando elas ficam inteiras na produção de relatórios pedagógicos todo final de bimestre ou trimestre, você acaba perdendo tempo, e a qualidade das aulas diminui.  

Com um sistema de gestão escolar oferecendo um diário escolar online, os relatórios ficam prontos com poucos cliques. Eles podem ser exportados, enviados por e-mail ou impressos com facilidade.

Assim, além do resultado ser mais profissional e ter menos erros, você libera sua equipe para trabalhar com o que realmente importa: a educação e o desenvolvimento dos alunos.

Erros e discordâncias 

Erros surgem com mais facilidade em processos manuais.

Uma frequência lançada errado, uma nota que o professor escreveu errada, tudo isso atrapalha a rotina escolar e causa desentendimentos dentro da sala que poderiam ser evitados com facilidade.

O diário escolar online não acaba completamente com erros humanos. Isso é praticamente impossível. Mas a rotina fica muito mais fácil de lidar, o que traz mais segurança ao processo como um todo.

Um documento formal que parece informal

O diário escolar é um documento formal reconhecido legalmente. E em muitas escolas ele é preenchido a lápis ou caneta.

Você vê o paradoxo? Pense em uma multinacional: seus documentos de auditoria jamais vão ser feitos de uma forma tão informal assim. Eles vêm em papel timbrado, tudo digitado e com uma série de autenticações.

O diário escolar online é do mesmo jeito. Ele tem a aparência que combina com a sua seriedade. E pode ser enviado com facilidade para os canais corretos e formais, como o e-mail.

Essa necessidade de ter documentação que “tem cara” de documentação não é tão urgente assim já que muitas escolas trabalham com o modelo manual há anos sem muitos problemas.

Mas ao mesmo tempo, é um diferencial extra ter mais formalidade na forma como você trata seus documentos. Especialmente em escolas particulares.

Como escolher um bom diário escolar online?

O diário escolar online é uma das funcionalidades mais básicas de um sistema de gestão escolar.

Por isso, a escolha por usar um não deve ser uma muito complicada de se fazer. É uma questão de analisar as funcionalidades, ler algumas análise de clientes e tomar as suas próprias decisões.

Mas também é muito importante considerar algumas questões fundamentais antes de seguir o trabalho.

Vamos pensar juntos nas principais agora. Vem comigo?

Onde encontrar avaliações de sistemas de diário escolar online? 

Um sistema de diário escolar online é oferecido no modelo SaaS — software como um serviço.

Basicamente, você paga para poder usar o software, que é mantido e atualizado pelo fornecedor.

Sendo SaaS, existem vários portais pela internet que trazem avaliações de usuários reais de softwares exatamente assim. Reuni os principais logo abaixo:

• GetApp; 
• G2; 
• Capterra; 
• B2B Stack.

A maioria desses portais se especializa em softwares B2B, sendo que os dois últimos (Capterra e B2B Stack) são mais especializados em softwares locais, com suporte em português.

Usar esses sites é simples: é só você acessá-los e digitar “diário escolar online” na busca para encontrar recomendações.

Como se decidir pelo sistema ideal

Muitas vezes a gente acaba optando por um sistema mais simples quando na verdade estamos precisando é de uma solução bem mais robusta.

E aí muitas escolas acabam contratando somente um diário escolar online quando na verdade várias outras tarefas também poderiam entrar na automação através de um sistema mais poderoso.

Antes de se decidir pelo sistema de diário escolar online, pense se na verdade não seria melhor trabalhar com um sistema que oferece essa funcionalidade e outras ao mesmo tempo.

Assim, você acaba não desperdiçando um investimento que só vai resolver 10% dos seus problemas.

Quando contratar um sistema de diário escolar online? 

Muitas escolas acabam deixando a contratação do sistema de diário escolar online para o final do ano letivo, quando as férias estão começando. Isso é um grande erro.

E esse erro também se repete na contratação de sistemas de gestão escolar mais robustos.

A lógica faz sentido a uma primeira vista: contratar quando tudo estiver parado é melhor para não atrapalhar a rotina dos professores e trabalhadores da escola, certo?

O problema é que essa lógica não está levando em consideração o tempo de implementação e treinamento da equipe.

Isso leva bastante tempo. Acaba sendo inviável ter apenas um mês ou dois para fazer esse trabalho.

O ideal é que você contrate uma plataforma no início do segundo semestre letivo. Assim você tem um tempo hábil para continuar o trabalho ao mesmo tempo em que treina a equipe e conhece mais profundamente todas as funcionalidades do sistema.

O iScholar é o seu ERP Educacional 360 com diário escolar online

Um ERP é um sistema usado por empresas do mundo inteiro para organizar seus recursos e processos.

Quando você coloca a realidade educacional dentro desse contexto, você ganha todo o poder de organização que as grandes empresas têm para a realidade da sua escola. E isso faz uma diferença enorme no seu trabalho. 

O diário escolar online é uma das funcionalidades do iScholar. Nosso objetivo é ser um ERP Educacional 360, um verdadeiro ecossistema de funcionalidades que te ajudam a organizar todo o trabalho, acompanhar seus recursos e automatizar tarefas.

Que tal fazer um teste hoje? Descubra as nossas funcionalidades e compare com o que a sua escola precisa! Vou ficar te esperando, é só clicar no banner logo abaixo.

Obrigado pela leitura! Nos vemos no próximo texto 😉