Aqui no blog a gente vive falando sobre a manutenção escolar e o cuidado com os seus equipamentos escolares. Muitas vezes, porém, esses textos acabam não sendo tão lidos.

E isso é normal: os equipamentos da escola vão ficando de lado na conjuntura maior das suas responsabilidades: o lado acadêmico, por exemplo, fala e até deve falar mais alto.

Mas ao mesmo tempo, precisamos pensar na escola como uma empresa acima de tudo. E toda empresa precisa controlar os seus gastos.

A manutenção escolar é uma forma de realizar esse objetivo. Você precisa manter tudo em dia, consertando o que for necessário, catalogando todos os equipamentos que você tem e determinando quais são os impactos de uma quebra.

E claro: controlar também o furto, que apesar de ser raro, ainda acontece e causa prejuízos.

Vamos abordar todos esses pontos no texto de hoje. Tudo pronto para começar?

Como fazer a catalogação dos seus equipamentos escolares?

Primeiro de tudo, precisamos conversar sobre o processo de catalogação dos equipamentos escolares. O que funciona e o que não funciona?

Esse processo é o primeiro passo que você precisa dar e o mais fundamental para a manutenção escolar.

Sabendo quais são os equipamentos que você tem funcionando hoje na escola, você consegue ter um controle muito maior de onde eles estão, como eles estão funcionando e quando é a hora de trocar.

Isso é feito melhor com um sistema de gestão escolar. Através dele, você consegue deixar todas essas informações em um único ambiente, facilitando a vida de quem lida com esses equipamentos.

E claro, facilitando também o controle de furtos, quebras e manutenções preventivas.

Trouxe algumas dicas aqui para te ajudar a fazer essa catalogação dos materiais escolares. Vem comigo:

Levantamento abrangente dos materiais escolares 

Para iniciar o processo de catalogação, é essencial realizar um levantamento abrangente de todos os materiais disponíveis na escola. 

Isso inclui desde os recursos didáticos, como livros e materiais de laboratório, até os itens de uso administrativo, como computadores, móveis e materiais de escritório. 

Esse levantamento deve ser minucioso e envolver todos os setores da instituição para garantir que nenhum item relevante seja omitido.

Esse trabalho pode ser feito de duas formas. Em escolas maiores e aquelas que têm mais de uma unidade escolar, é comum que empresas especializadas em inventário sejam contratadas para o serviço. 

Em escolas pequenas, porém, a própria equipe pode realizar o trabalho. Só lembre-se sempre de seguir um padrão de identificação. 

Falamos mais sobre isso em outro texto aqui do blog. Acompanhe: 

➡️ Gestão do patrimônio escolar: guia completo

Utilização de ferramentas de catalogação

A tecnologia oferece diversas ferramentas que podem simplificar o processo de catalogação dos materiais escolares. 

Utilizar sistemas de gerenciamento de inventário e software especializado pode facilitar a criação de um banco de dados detalhado, onde cada item é registrado com suas características específicas, como código, descrição, quantidade, localização e estado de conservação. 

Isso proporciona uma visão completa dos recursos disponíveis, facilitando o controle e a identificação de necessidades de reposição.

Isso pode ser feito através de um sistema de gestão escolar. 

Temos um texto aqui no blog que mostra os principais pontos que um sistema de gestão escolar realiza. Acesse para saber mais: 

➡️ Demonstração do iScholar: conheça as funcionalidades com detalhes

Padronização de nomenclaturas e códigos

Uma estratégia fundamental para facilitar o controle no almoxarifado é a padronização de nomenclaturas e códigos de identificação dos materiais. 

Estabelecer um sistema de classificação claro e uniforme permite que os responsáveis pelo controle de estoque identifiquem rapidamente cada item e sua localização na escola. 

Além disso, a padronização facilita a comunicação entre os diferentes setores da instituição e contribui para a eficiência dos processos de compra e reposição.

Treinamento e capacitação da equipe responsável

Para garantir o sucesso da catalogação e do controle de materiais, é fundamental investir no treinamento e na capacitação da equipe responsável pelo almoxarifado. 

Os colaboradores devem estar familiarizados com as ferramentas e os procedimentos adotados, além de compreender a importância da precisão e da organização na gestão dos recursos escolares. 

Promover treinamentos periódicos e fornecer suporte contínuo contribui para a excelência operacional e a otimização dos fluxos de trabalho.

Monitoramento e atualização constante do inventário

A catalogação dos materiais escolares é um processo dinâmico que requer monitoramento e atualização constante do inventário. 

É fundamental estabelecer mecanismos de controle regulares para verificar a integridade dos dados, identificar possíveis discrepâncias entre o estoque físico e o registro do sistema, e realizar ajustes conforme necessário. 

Manter o inventário atualizado garante a precisão das informações e permite uma gestão eficiente dos recursos, evitando desperdícios e garantindo a disponibilidade dos materiais quando necessários.

Mas essa é só a primeira parte. Precisamos conversar também sobre os próximos passos. Mais sobre isso agora: 

Fazendo a manutenção escolar na prática: passo a passo

Tudo bem: você fez todos esses passos anteriores e agora seus equipamentos escolares estão todos catalogados, certo?

É nesse ponto que muitas escolas param. Aliás, muitas delas nem precisam passar desse ponto.

Só de catalogar os equipamentos, você já sabe onde eles estão e pode dar a manutenção quando eles quebrarem de uma forma bem simples.

Mas ao mesmo tempo, é sempre bom ter um método. Com ele, você reduz os problemas com equipamentos perdidos ou quebrados através da manutenção preventiva e da fiscalização.

Será que está tudo no lugar? Será que está na hora de trocar a lâmpada do projetor?

Saber isso de antemão é fundamental para melhorar a eficiência da manutenção escolar. E você vai descobrir como fazer esse trabalho agora. Vem comigo:

Identificação de equipamentos que precisam de manutenção periódica 

Para identificar os equipamentos que necessitam de manutenção periódica, você vai precisar realizar inspeções regulares e estabelecer critérios claros de avaliação. 

Equipamentos como sistemas de ar condicionado, instalações elétricas, elevadores e equipamentos de laboratório geralmente requerem manutenção preventiva para garantir seu funcionamento adequado. 

Observar sinais de desgaste, ruídos anormais, mau funcionamento ou irregularidades no desempenho é fundamental para identificar a necessidade de intervenção.

É bom fazer isso todo dia. Passe com uma prancheta e uma planilha simples impressa mesmo checando tudo, todos os equipamentos que você tem na escola. 

O processo não dura mais que meia hora e te faz ter uma dimensão completamente nova de todos os equipamentos que você tem na escola. 

Determinação da frequência da manutenção periódica

A determinação da frequência da manutenção periódica deve considerar as especificidades de cada equipamento, e também as recomendações dos fabricantes e as condições de uso. 

Equipamentos sujeitos a maior desgaste ou que desempenham funções críticas podem exigir inspeções mais frequentes. 

Estabelecer um cronograma de manutenção preventiva, com intervalos definidos, ajuda a garantir que os equipamentos estejam sempre em boas condições de funcionamento e evita problemas mais graves no futuro.

Identificação de equipamentos quebrados

A identificação de equipamentos quebrados pode ser realizada por meio de relatórios de problemas relatados pelos usuários, inspeções regulares e monitoramento contínuo do desempenho dos equipamentos. 

Sinais evidentes de mau funcionamento, falhas recorrentes ou interrupções inesperadas no uso dos equipamentos indicam a necessidade de intervenção imediata. 

Implementar um sistema de comunicação eficiente entre os usuários e a equipe de manutenção facilita a identificação e o reparo rápido dos equipamentos danificados.

Realização de manutenções sem interferir nas aulas 

Para minimizar as interferências nas atividades escolares durante as manutenções, é fundamental planejar cuidadosamente os procedimentos e horários de intervenção. 

Priorizar períodos de baixa atividade escolar, como finais de semana, feriados ou períodos de férias, para realizar manutenções mais complexas ou que exijam interrupção temporária dos serviços. 

Além disso, comunicar antecipadamente alunos, professores e funcionários sobre as intervenções programadas ajuda a minimizar transtornos e ajustar as atividades conforme necessário.

Aceleração do Processo de Manutenção 

Para acelerar o processo de manutenção, é fundamental investir em capacitação da equipe técnica, utilização de ferramentas e tecnologias adequadas e estabelecimento de procedimentos eficientes. 

Implementar um sistema de gestão de manutenção informatizado, que permita o registro e acompanhamento de solicitações, programação de intervenções e controle de estoque de peças, agiliza o fluxo de trabalho e contribui para a eficiência operacional. 

Além disso, priorizar a prevenção de problemas e a realização de manutenções programadas reduz a incidência de falhas e minimiza o tempo de inatividade dos equipamentos.

Conte com o iScholar para gerir seus equipamentos escolares

Está difícil se manter em dia com os seus equipamentos escolares? O iScholar consegue te ajudar nisso.

Nosso sistema de gestão permite que você tenha uma visão centralizada e bastante simples de todos os equipamentos que você tem disponíveis na sua escola.

Isso facilita demais o processo de manutenção, e garante que seus equipamentos estejam sempre nas melhores condições de uso.

E acredite: isso tem impactos diretos na forma com que você dá aulas. Um equipamento que quebra no meio da aula é muito mais disruptivo do que uma manutenção rápida que pode deixar alguma aula sem um recurso.

Clique no banner abaixo para conhecer melhor o que o iScholar consegue te oferecer, ok? Vou ficar te esperando. Um abraço e a gente se vê no próximo texto!