
Gestão Financeira
9 erros na gestão financeira escolar para não cometer
Veja 9 erros da gestão financeira escolar explicados e com exemplos de como resolver cada um
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O orçamento escolar é um dos documentos mais importantes de qualquer instituição. É através dele que você consegue planejar não só seus gastos, mas também seus investimentos.
Escolas particulares vivem em uma balança constante entre o que é necessário planejar e controlar e o que deve ser feito pensando no futuro.
O resultado desse equilíbrio é uma escola que se mantém em dia com seus fornecedores e ao mesmo tempo consegue trazer mais vantagens para os alunos e responsáveis.
Equilíbrio fiscal é a palavra chave, mas sem esquecer que tudo o que você faz pensando no futuro sempre vai te trazer mais matrículas.
O texto de hoje é sobre isso: como planejar um orçamento escolar? E quando? Temos muito para conversar. Vem com a gente:
Antes de tudo, a gente precisa entender alguns pontos operacionais fundamentais para a criação do seu orçamento escolar.
Isso antes da gente entrar no mérito de como fazer o orçamento escolar. A rotina de organização da produção desse material é muito importante porque ela acaba tendo impacto na qualidade do trabalho.
Por exemplo: pense na equipe responsável por fazer o orçamento escolar. Se ela for composta por pessoas que não estão familiarizadas com o trabalho, a qualidade acaba sofrendo.
Do mesmo jeito, um prazo apertado para montar o documento pode (e vai) te colocar em situações muito difíceis e ter impactos diretos no resultado final.
Por fim, vamos conversar aqui nesse tópico também sobre alguns pontos prioritários que você precisa sempre levar em conta na hora de entender o que fazer para montar seu orçamento escolar.
Vamos que o assunto é um pouco extenso:
É importante entender o momento certo de fazer o orçamento escolar porque o trabalho pode ser bastante longo, dependendo do quão detalhado ele for.
A maioria das escolas deixa esse trabalho para o início do ano letivo.
No final do ano, tudo está muito corrido: tem formaturas, fechamentos de diários e as aulas podem se estender até a segunda semana de dezembro.
Então, janeiro costuma ser a data de preferência para a realização do trabalho de criação do orçamento escolar.
Esse é um padrão bem clássico da gestão financeira escolar e compensa mantê-lo para a elaboração do seu orçamento escolar. Você vai ter uma boa quantidade de trabalho pela frente, então um mês para realizá-lo é uma ótima ideia.
O orçamento escolar precisa ser organizado pela sua equipe de gestão escolar.
Não há a menor dúvida que essa equipe é a responsável por elaborar o orçamento, até porque essa é a equipe que está em contato com a gestão financeira da instituição.
Inclusive, “gestão escolar” pode descrever uma série de atividades, incluindo a financeira também. É importante que a diretoria tome as rédeas e fique a par do trabalho sendo feito, mas com o apoio da equipe que cuida especificamente do financeiro.
A coordenação pedagógica também pode compor essa comissão, mas quase como uma consultoria. Sua coordenadora está mais a par das necessidades da escola, do que falta e do que não falta, de quais são os custos e despesas.
O orçamento escolar tem duas prioridades máximas: planejar o saldo operacional da escola e os seus investimentos para o futuro.
No saldo operacional, podemos destacar:
Dentre outros pontos específicos que variam de escola para escola.
No saldo de investimentos, podemos pensar em:
E tudo mais relacionado ao futuro da sua escola.
Esses três pontos são os principais para iniciar a produção do seu orçamento escolar. Mas precisamos conversar agora sobre os fundamentais para a sua elaboração de fato.
Confira os 5 principais passos para criar seu orçamento escolar agora:
A criação do orçamento escolar não é tão difícil assim. Mas também não é um processo geral, fácil de replicar em qualquer escola sempre do mesmo jeito.
Trouxemos alguns passos fundamentais aqui mas eles precisam ser personalizados de acordo com as suas rotinas e suas necessidades.
Não adianta muito eu te falar exatamente o que precisa ser feito se a sua escola tem uma realidade completamente diferente.
Por isso, leve esses passos como conselhos, mas tente ao máximo adaptá-los para a verdadeira realidade da sua escola, tudo bem?
Isso dito, vamos começando:
Esse é um ponto fundamental em qualquer orçamento: entender o que sobrou e o que faltou no ano anterior para remanejar as verbas.
Esse passo é geral para qualquer escola e até qualquer empresa. Tudo o que você faz ao longo do ano precisa ser muito bem registrado para que na hora de fazer seu orçamento escolar você tenha sempre as melhores informações.
Pense só: ano passado você dedicou R$ 100.000 para o departamento de educação física, contando com o salário dos professores, manutenções nas quadras, compra de equipamentos etc.
Mas desses R$ 100.000, o departamento acabou usando apenas R$ 75.000. Naturalmente, esses R$ 25.000 que sobraram precisam ser justificados pela equipe ou o corte na verba é natural.
Esse é um processo difícil de lidar e que exige bastante diplomacia. Mais sobre isso agora:
É interessante conversar com os representantes de cada departamento para entender como distribuir melhor a verba disponível.
Isso porque pode ser que ações extras de economia foram tomadas ao longo do ano que acabaram reduzindo os gastos de um departamento.
Por exemplo: talvez uma das quadras não foi utilizada e a Educação Física gastou menos com manutenção do que era esperado. Mas no próximo ano os gastos permanecem normais.
É importante conversar com os departamentos para chegar em uma decisão conjunta sobre o orçamento escolar. Isso evita conflitos e sub-financiamento de partes importantes da instituição.
Se você criou metas e KPIs no ano passado, esse é o momento de revisá-las para entender até que ponto você conseguiu atingi-las.
Isso é importante porque no momento do orçamento escolar você também vai precisar definir metas e KPIs financeiros.
Veja o que funcionou e o que não funcionou. Tente corrigir o curso na próxima tentativa.
Com tudo isso feito e mais um entendimento profundo do que sua escola costuma gastar ao longo do ano, o próximo passo é fazer uma previsão orçamentária.
Essa previsão nada mais é do que uma estimativa do quanto você provavelmente vai gastar ano que vem.
A maior parte das escolas faz esse trabalho através do que foi gasto no ano anterior. Isso é importante mas não é o suficiente.
Você também precisa levar em conta o que você pretende investir nesse ano. Separe uma verba só para inovações e a trate com o mesmo respeito que você trataria qualquer outro departamento.
De qualquer forma, a previsão orçamentária vai te ajudar a ter uma boa ideia não só dos seus gastos, mas também dos seus dividendos com as mensalidades escolares ao longo do ano.
O próximo passo é colocar seu orçamento no papel — formalizá-lo de vez e aplicá-lo no seu sistema de gestão escolar.
Essa parte é importante porque muita gente vai precisar consultar o seu orçamento escolar, inclusive você mesmo.
Por conta disso, deixar tudo formalizado é o básico para que o seu orçamento consiga ser acompanhado bem ao longo do ano letivo — e muito além também.
É mais fácil contar um com ERP Educacional para formalizar todos esses pontos que a gente conversou ao longo do texto.
Mais fácil e mais seguro, por sinal. Existem sistemas de gestão financeira dedicados, mas um ERP Educacional consegue automatizar esse departamento e vários outros ao mesmo tempo.
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Obrigado pela leitura e nos vemos no próximo texto!
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