O orçamento escolar é um dos documentos mais importantes de qualquer instituição. É através dele que você consegue planejar não só seus gastos, mas também seus investimentos.

Escolas particulares vivem em uma balança constante entre o que é necessário planejar e controlar e o que deve ser feito pensando no futuro.

O resultado desse equilíbrio é uma escola que se mantém em dia com seus fornecedores e ao mesmo tempo consegue trazer mais vantagens para os alunos e responsáveis.

Equilíbrio fiscal é a palavra chave, mas sem esquecer que tudo o que você faz pensando no futuro sempre vai te trazer mais matrículas.

O texto de hoje é sobre isso: como planejar um orçamento escolar? E quando? Temos muito para conversar. Vem com a gente:

Orçamento escolar: quando fazer, quem faz e o que fazer

Antes de tudo, a gente precisa entender alguns pontos operacionais fundamentais para a criação do seu orçamento escolar.

Isso antes da gente entrar no mérito de como fazer o orçamento escolar. A rotina de organização da produção desse material é muito importante porque ela acaba tendo impacto na qualidade do trabalho.

Por exemplo: pense na equipe responsável por fazer o orçamento escolar. Se ela for composta por pessoas que não estão familiarizadas com o trabalho, a qualidade acaba sofrendo.

Do mesmo jeito, um prazo apertado para montar o documento pode (e vai) te colocar em situações muito difíceis e ter impactos diretos no resultado final.

Por fim, vamos conversar aqui nesse tópico também sobre alguns pontos prioritários que você precisa sempre levar em conta na hora de entender o que fazer para montar seu orçamento escolar.

Vamos que o assunto é um pouco extenso:

Quando fazer o orçamento escolar? 

É importante entender o momento certo de fazer o orçamento escolar porque o trabalho pode ser bastante longo, dependendo do quão detalhado ele for.

A maioria das escolas deixa esse trabalho para o início do ano letivo.

No final do ano, tudo está muito corrido: tem formaturas, fechamentos de diários e as aulas podem se estender até a segunda semana de dezembro.

Então, janeiro costuma ser a data de preferência para a realização do trabalho de criação do orçamento escolar.

Esse é um padrão bem clássico da gestão financeira escolar e compensa mantê-lo para a elaboração do seu orçamento escolar. Você vai ter uma boa quantidade de trabalho pela frente, então um mês para realizá-lo é uma ótima ideia.

Quem faz o orçamento escolar?  

O orçamento escolar precisa ser organizado pela sua equipe de gestão escolar.

Não há a menor dúvida que essa equipe é a responsável por elaborar o orçamento, até porque essa é a equipe que está em contato com a gestão financeira da instituição.

Inclusive, “gestão escolar” pode descrever uma série de atividades, incluindo a financeira também. É importante que a diretoria tome as rédeas e fique a par do trabalho sendo feito, mas com o apoio da equipe que cuida especificamente do financeiro.

A coordenação pedagógica também pode compor essa comissão, mas quase como uma consultoria. Sua coordenadora está mais a par das necessidades da escola, do que falta e do que não falta, de quais são os custos e despesas.

O que fazer no orçamento escolar? 

O orçamento escolar tem duas prioridades máximas: planejar o saldo operacional da escola e os seus investimentos para o futuro.

No saldo operacional, podemos destacar:

• Controle do fluxo de caixa escolar; 
• Revisão da inadimplência escolar; 
• Revisão das contas da escola; 
• Revisão dos gastos por departamento; 
• Determinação da verba de cada departamento; 
• Determinação da verba para atividades;

Dentre outros pontos específicos que variam de escola para escola.

No saldo de investimentos, podemos pensar em:

• Novos equipamentos; 
• Abertura de novas turmas; 
• Obras necessárias; 
• Novas contratações; 
• Abertura de novos métodos pedagógicos (Espaço Maker, por exemplo)

E tudo mais relacionado ao futuro da sua escola.

Esses três pontos são os principais para iniciar a produção do seu orçamento escolar. Mas precisamos conversar agora sobre os fundamentais para a sua elaboração de fato.

Confira os 5 principais passos para criar seu orçamento escolar agora:

5 passos para criar seu orçamento escolar

A criação do orçamento escolar não é tão difícil assim. Mas também não é um processo geral, fácil de replicar em qualquer escola sempre do mesmo jeito.

Trouxemos alguns passos fundamentais aqui mas eles precisam ser personalizados de acordo com as suas rotinas e suas necessidades.

Não adianta muito eu te falar exatamente o que precisa ser feito se a sua escola tem uma realidade completamente diferente.

Por isso, leve esses passos como conselhos, mas tente ao máximo adaptá-los para a verdadeira realidade da sua escola, tudo bem?

Isso dito, vamos começando:

Passo 1 - Revisando as finanças do ano anterior

Esse é um ponto fundamental em qualquer orçamento: entender o que sobrou e o que faltou no ano anterior para remanejar as verbas.

Esse passo é geral para qualquer escola e até qualquer empresa. Tudo o que você faz ao longo do ano precisa ser muito bem registrado para que na hora de fazer seu orçamento escolar você tenha sempre as melhores informações.

Pense só: ano passado você dedicou R$ 100.000 para o departamento de educação física, contando com o salário dos professores, manutenções nas quadras, compra de equipamentos etc.

Mas desses R$ 100.000, o departamento acabou usando apenas R$ 75.000. Naturalmente, esses R$ 25.000 que sobraram precisam ser justificados pela equipe ou o corte na verba é natural.

Esse é um processo difícil de lidar e que exige bastante diplomacia. Mais sobre isso agora:

Passo 2 - Consultando os departamentos

É interessante conversar com os representantes de cada departamento para entender como distribuir melhor a verba disponível.

Isso porque pode ser que ações extras de economia foram tomadas ao longo do ano que acabaram reduzindo os gastos de um departamento.

Por exemplo: talvez uma das quadras não foi utilizada e a Educação Física gastou menos com manutenção do que era esperado. Mas no próximo ano os gastos permanecem normais.

É importante conversar com os departamentos para chegar em uma decisão conjunta sobre o orçamento escolar. Isso evita conflitos e sub-financiamento de partes importantes da instituição.

Passo 3 - Revise suas metas e KPIs 

Se você criou metas e KPIs no ano passado, esse é o momento de revisá-las para entender até que ponto você conseguiu atingi-las.

Isso é importante porque no momento do orçamento escolar você também vai precisar definir metas e KPIs financeiros.

Veja o que funcionou e o que não funcionou. Tente corrigir o curso na próxima tentativa.

Passo 4 - Criando a previsão orçamentária

Com tudo isso feito e mais um entendimento profundo do que sua escola costuma gastar ao longo do ano, o próximo passo é fazer uma previsão orçamentária.

Essa previsão nada mais é do que uma estimativa do quanto você provavelmente vai gastar ano que vem.

A maior parte das escolas faz esse trabalho através do que foi gasto no ano anterior. Isso é importante mas não é o suficiente.

Você também precisa levar em conta o que você pretende investir nesse ano. Separe uma verba só para inovações e a trate com o mesmo respeito que você trataria qualquer outro departamento.

De qualquer forma, a previsão orçamentária vai te ajudar a ter uma boa ideia não só dos seus gastos, mas também dos seus dividendos com as mensalidades escolares ao longo do ano.

Passo 5 - Formalização

O próximo passo é colocar seu orçamento no papel — formalizá-lo de vez e aplicá-lo no seu sistema de gestão escolar.

Essa parte é importante porque muita gente vai precisar consultar o seu orçamento escolar, inclusive você mesmo.

Por conta disso, deixar tudo formalizado é o básico para que o seu orçamento consiga ser acompanhado bem ao longo do ano letivo — e muito além também.

Conte com um ERP Educacional para aplicar seu orçamento escolar

É mais fácil contar um com ERP Educacional para formalizar todos esses pontos que a gente conversou ao longo do texto.

Mais fácil e mais seguro, por sinal. Existem sistemas de gestão financeira dedicados, mas um ERP Educacional consegue automatizar esse departamento e vários outros ao mesmo tempo.

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Obrigado pela leitura e nos vemos no próximo texto!