Você está procurando uma plataforma escolar para organizar as rotinas operacionais e pedagógicas da sua escola? Ótimo: o primeiro passo, e o mais fundamental, você já está dando.

Só de procurar uma plataforma escolar para te oferecer esse suporte extra você já está com o mindset certo para ser uma escola ainda mais lucrativa dentro de pouco tempo.

A questão é que para encontrar a plataforma escolar certa, você precisa fazer uma boa pesquisa. E essa pesquisa perpassa não só as principais qualidades do sistema, mas também as necessidades da sua própria escola.

Hoje vamos conversar um pouco mais sobre esse tema. Primeiro, vamos juntos entender o que você precisa organizar na hora de escolher uma plataforma escolar.

E depois, vamos conversar sobre as principais características de um bom sistema escolar integrado.

Vamos começar?

O que organizar antes de escolher uma plataforma escolar? 

Sua primeira tarefa precisa ser organizar a casa: ou seja, entender em que pontos a sua escola está precisando de uma plataforma escolar.

Mas também é importante entender que uma plataforma escolar pode ir além desses pontos e te oferecer mais do que você estava imaginando antes.

Por isso esse trabalho é importante: através de uma boa preparação, você tem resultados diretos no custo benefício da contratação.

E mais do que isso: você ganha em eficiência também. O preparo para contratar e implementar uma plataforma escolar é fundamental para não ter erros e problemas no futuro.

Vamos falar um pouco mais sobre esses pontos agora, e logo depois vamos elencar as principais qualidades de uma plataforma escolar.

Vem comigo:

Como avaliar qual é a sua necessidade

Antes de tudo, antes até de procurar as melhores plataformas escolares pela internet, você vai precisar entender qual é a sua principal necessidade — e quais outras também podem ser automatizadas com o sistema.

Esse é um passo importante e que vale a pena a gente explorar um pouco mais aqui. Vamos fazer isso com um exemplo:

Suponha que o Colégio Adônis está procurando um sistema escolar para organizar sua gestão financeira. Os gestores da área estão preocupados com o número de inadimplentes e precisam de uma plataforma para acelerar a cobrança das mensalidades escolares.

Olhando por cima, fica claro que o Colégio Adônis está pronto para começar sua busca por um sistema financeiro escolar. Mas quando observamos além da superfície, essa escolha fica mais difícil.

E o motivo é simples: sistemas financeiros nem precisam ser escolares. Existem alguns que lidam com a sua escola como se ela fosse qualquer empresa.

O problema aqui é que o Colégio Adônis não buscou investigar se existiam outros pontos importantes que também precisavam do apoio de uma plataforma escolar. 

Exemplo: a secretaria, a biblioteca, o sistema de matrículas, a organização das disciplinas etc.

Então, fechando com um sistema para ajustar só o financeiro, o Colégio Adônis acabou se limitando. Ele ficou alienado de outras soluções que poderiam organizar o financeiro e a escola inteira ao mesmo tempo.

A questão é que você não pode fazer igual ao colégio Adônis. Você precisa entender, antes de começar a buscar pela melhor solução, quais necessidades sua escola tem e qual é o seu orçamento disponível para resolvê-las.

Assim, você consegue um custo benefício melhor e ajuda a escola inteira.

Quando você vai implementar o sistema escolar? 

Esse também é um ponto importantíssimo a se considerar antes de escolher o melhor sistema escolar.

O processo de implementação de um sistema escolar leva tempo e exige um bom esforço da sua equipe.

A T.I., por exemplo, a própria secretaria e todos os envolvidos diretamente com o sistema vão precisar de treinamento e um bom apoio no próprio momento da implementação.

E se você está migrando de um sistema para outro, também vai precisar de um bom tempo para concluir o processo.

A questão é que muitas escolas deixam esse trabalho para o período de férias — especialmente em dezembro. E isso acaba sendo um erro.

Esse processo, por levar tempo, precisa ser feito bem antes das férias. Sua equipe precisa começar o ano letivo já conhecendo o sistema o suficiente para usá-lo.

O melhor momento para fazer a implementação do sistema ou a sua migração é entre as duas férias — no período de julho a outubro, para ser mais específico.

Assim você tem tempo de sobra para se familiarizar com tudo e usar o sistema no seu potencial máximo.

Quais são as principais qualidades de uma plataforma escolar?

Ok: com esses dois pontos organizacionais resolvidos, você já está apto a começar suas buscas pelo melhor sistema escolar disponível.

E aí entra a segunda parte desse texto, tão importante quanto a primeira: quais são as principais qualidades de um sistema de gestão escolar?

É claro que muitas qualidades vão depender do seu uso. Por exemplo: talvez você realmente queira um sistema para lidar apenas com o financeiro. Nesse caso, ter outras funcionalidades não é tão necessário assim.

Mas ao mesmo tempo, algumas qualidades e recursos são universais e marcas claras da qualidade da plataforma escolar que você está escolhendo.

É exatamente dessas que nós vamos conversar agora. Fiz uma lista rápida abordando quais são os principais pontos que você precisa levar em consideração na hora de escolher sua plataforma escolar, pensando justamente nessas questões mais gerais.

Vem comigo?

Suporte atuante 

Quis começar falando sobre o suporte porque a gente já conversou bastante sobre a implementação e a migração do sistema. Os assuntos são bastante complementares.

O suporte é fundamental para qualquer plataforma escolar. Podem surgir problemas que você nem estava imaginando, e nesse momento, um suporte atuante faz uma diferença enorme.

Escolas que não estão acostumadas com as plataformas escolares precisam ainda mais desse suporte. Questões simples podem levar sua equipe a gastar bastante tempo na resolução. Com o suporte, tudo fica mais fácil.

Também é bem gratificante falar sobre o tema porque o nosso suporte aqui no iScholar sempre foi um ponto fundamental. Temos mais de 96% de aprovação junto às escolas parceiras. 

Tempo de mercado 

Uma plataforma escolar se enquadra na categoria SaaS — Software como Serviço.

Isso significa que quando você contrata uma plataforma, ela está oferecendo toda a infraestrutura, normalmente via nuvem, não é necessário instalar o programa nos computadores.

Isso varia de sistema para sistema, é claro. Mas o essencial é entender que plataformas SaaS estão em constante evolução.

Por conta disso, sistemas com mais tempo de atuação vão ser mais estáveis e ter mais funcionalidades do que sistemas mais novos.

Pense só: um sistema de um ano de idade contra um sistema com 15 anos. Quantas pessoas já passaram por eles? Quantos bugs já foram descobertos? Quantas experiências já foram incorporadas ao design da plataforma escolar?

Bons sistemas usam sua experiência para ficarem cada vez melhores. Disso não há dúvidas. Prefira sistemas com mais tempo de mercado, já que além das funcionalidades, seu suporte também costuma ser muito melhor.

Bom Dashboard

Um dashboard é um painel que reúne todas as principais informações que estão cadastradas no seu sistema.

Por exemplo: durante a época de matrículas, um bom dashboard vai te indicar quantas novas matrículas estão sendo feitas em tempo real, se tudo estiver integrado ao sistema.

🔎 Leia também: Como aumentar a captação de alunos gastando menos

Sempre priorize sistemas que oferecem um bom dashboard. Isso vai fazer uma diferença bem grande no dia a dia do seu trabalho, te trazendo muito mais garantias de estar tomando sempre a melhor decisão.

Boa quantidade de funcionalidades

Você até pode estar interessado somente em um aspecto de uma plataforma escolar. É o exemplo do financeiro que conversamos logo ali em cima.

Mas ao mesmo tempo, uma boa quantidade de funcionalidades é sempre um diferencial em qualquer tipo de sistema.

Mesmo o que foca no financeiro, podemos elencar várias funcionalidades e recursos dentro desse guarda chuva. Acompanhamento de inadimplentes, por exemplo, uso de recursos para descontos em boletos, régua de cobrança etc. 

Um ponto importantíssimo na comparação de sistemas é o que um oferece e o que os outros não. Ao se decidir pelo foco do sistema, sempre comece as comparações por aí: o que te entrega mais, com mais confiabilidade, e com bom custo benefício?

Presença nacional

Esse ponto é importante porque um sistema que atende em várias regiões do Brasil tem mais autoridade que sistemas locais em vários aspectos — suporte, funcionalidades, tempo de mercado etc.

Isso porque a expansão nacional não é uma tarefa fácil para plataformas escolares. A concorrência é grande e bastante atuante, então o sistema precisa ter grandes diferenciais para se destacar nacionalmente.

Aqui no iScholar atendemos 6 estados e mais 12 outras cidades espalhadas pelo país, em mais de 17 anos de atuação e constante expansão.

Isso nos trouxe uma grande autoridade no mercado simplesmente por conhecer muitas realidades de muitas escolas.

Esse é o tipo de sistema que você deve priorizar: um que trabalha com o Brasil todo e há bastante tempo.

Nunca deixe de fazer um teste antes de se decidir

Sempre que você for fazer suas pesquisas para contratar uma plataforma escolar, você precisa fazer testes das ferramentas que você está interessado.

Isso é importantíssimo e não pode ser ignorado de jeito nenhum. É através desses testes que você consegue ver na prática o funcionamento do produto e saber se ele é o melhor pra você.

Aqui no iScholar, você pode fazer uma demonstração guiada por todas as funcionalidades que temos para te oferecer.

Inclusive, como nossa plataforma escolar trabalha no modelo 360º, atuando em várias frentes na sua escola, compensa fazer a demonstração para entender exatamente o que você consegue ganhar com um sistema escolar.

É simples: você só precisa clicar no banner abaixo. Vou ficar te esperando, ok? Obrigado pela leitura e a gente se vê no próximo texto!