O que priorizar nas escolas no segundo semestre de 2023? Essa é uma pergunta que todo mundo faz quando julho e agosto chegam.

Você tem obras para fazer, fornecedores para trocar, professores para contratar, sistemas para implementar… e nem tudo isso pode ser feito durante o período das aulas.

Mas ao mesmo tempo, alguns desses pontos precisam ser feitos agora, porque no final do ano você vai ter muito trabalho para adiantar e para correr atrás.

Esse texto vai te ajudar. Use-o como um guia dos pontos mais importantes a se trabalhar no segundo semestre escolar de 2023.

Vamos começar?

Quais são as prioridades da escola para o segundo semestre de 2023?

Toda escola tem prioridades mais e menos urgentes. Essa é a realidade desse tipo de negócio no Brasil.

Aliás, de praticamente todos os negócios. Se pensarmos nas escolas públicas, apesar da rotina também ser bastante corrida, elas não têm uma preocupação muito grande com a quantidade de matrículas que elas precisam atingir, por exemplo.

E mesmo as que têm, não há nem comparação com a necessidade urgente das escolas particulares de captar cada vez mais alunos.

E essa é apenas uma das prioridades que as escolas particulares têm. Vamos tratar das principais logo abaixo. Veja:

Preparar indicadores para o próximo ano

Vamos começar com uma atividade muito importante mas que acaba sendo deixada para o período de férias: o estabelecimento de métricas e KPIs para o próximo ano.

Essa parte do trabalho de gestão escolar é uma das mais esquecidas. O ideal é que você termine o ano com dados o suficiente para tomar decisões acertadas durante o período de férias.

Mas para que isso aconteça, você precisa ter a disciplina de captação dessas métricas antes.  

Esse trabalho não é muito difícil. Você precisa determinar quais são as métricas e KPIs mais importantes para a sua escola. Veja alguns gerais para te inspirar:

• Lifetime Value: é o quanto (em média) cada contrato te rende ao longo da sua vida útil;
   
• Custo por Aquisição de Cliente: é o quanto você gasta em marketing para fazer uma matrícula;
   
• Recorrência Mensal e Anual: é o quanto você tem garantido para receber ao longo de um mês ou um ano;
   
• Taxa de evasão X taxa de captação: quantos alunos você está captando dividido pela quantidade de alunos egressos.

Essas são só algumas gerais que todas as escolas preocupadas com seu desempenho estão usando. Para conhecer várias outras mais, acesse nosso texto sobre o tema abaixo:

➡️ 9 KPIs para escolas particulares com base no business intelligence

Avaliar a abertura de novas turmas para o próximo ano

Só um aviso importante: esse texto linkado logo acima é de leitura obrigatória para gestores escolares, ok?

Nele você vai conhecer indicadores que vão te ajudar nessa próxima etapa, de abertura de novas turmas.

No segundo semestre do ano é hora de reunir o conselho de classe escolar e o seu colegiado para conversar sobre esses indicadores e analisar a possibilidade de abrir (ou fechar) novas turmas.

Isso precisa ser decidido antes das férias e do período de matrículas. E também tem impactos no próximo ponto que vamos abordar:

Avaliar a necessidade de contratar novos professores

Sabendo se você vai abrir turmas ou não, você precisa tomar uma decisão importante: contratar ou não outros professores?

Essa é uma decisão importante e que precisa ser tomada agora, para movimentar o seu orçamento e já começar o seu processo de entrevistas.

Muitas escolas contratam professores no meio do ano, logo após as férias, fazendo entrevista durante o recesso.

Isso também pode ser feito no final do ano, durante as próprias férias escolares. Mas lembre-se que encontrar professores dispostos a uma entrevista nessa época é complicado: muitos estão viajando ou considerando propostas de outras escolas. 

Preparação para obras

Se você tem alguma obra que precisa fazer no fim do ano, é importante que você comece a se organizar desde já, no segundo semestre.

Uma obra envolve vários pontos. Alguns deles:

• Determinação do que precisa ser feito; 
• Contratação de mão de obra; 
• Contratação de engenheiro responsável e emissão do CREA; 
• Orçamento de materiais; 
• Definição de prazos;

Entre outras questões bem urgentes. Se você começa a se planejar agora, no fim do ano é só executar.

Esse é um trabalho normalmente feito pela diretoria ou a coordenação da escola. Coloque essa necessidade na sua agenda desde já para não ter imprevistos no futuro.

E falando nisso:

Implementação ou migração de sistemas

Esse é um ponto fundamental a se considerar, e o processo precisa começar agora.

Implementar um sistema de gestão escolar leva tempo e bastante treinamento com a equipe. E ele deve estar funcionando assim que as aulas começarem no ano que vem.

Com a migração é a mesma coisa, mas o processo tende a ser mais técnico. Todas as informações que você tinha no sistema antigo precisam ser adicionadas no novo. E isso, além de gerar bastante trabalho, também exige tempo.

Nós temos dois textos super completos sobre o assunto, te dando um panorama geral de quanto tempo leva para implementar ou migrar um sistema de gestão escolar. Veja logo abaixo:

➡️ Tudo sobre a migração de sistemas escolares
➡️ Como e quando fazer implementação de sistema de gestão escolar?

O que adiantar na parte pedagógica no segundo semestre escolar?

Tudo certo: conversamos sobre pontos fundamentais a se considerar na parte administrativa e operacional da escola no segundo semestre.

Agora precisamos conversar um pouco mais sobre a parte pedagógica, que é o que contribui para a felicidade dos seus alunos e claro: mais matrículas e rematrículas.

Muito do que vamos conversar aqui agora é um pouco chover no molhado pra quem está na rotina escolar há muitos anos. Se esse for o seu caso, foque no administrativo e siga as dicas operacionais.

Isso dito, vamos lá?

Revisões do Projeto Político Pedagógico

É comum atualizar o PPP todo ano. Mas esse processo é longo e pode te gastar bastante tempo e trabalho.

E lembre-se sempre: tempo na escola é mais que dinheiro. É uma barra de ouro incrustada com diamantes.

Comece o processo de preparação antes, logo no início do segundo semestre. Busque formar um grupo avaliativo para discutir as mudanças e revisar o resultado final.

Dessa forma, você já chega em dezembro com meio caminho andado, sendo necessário somente formalizar o documento.

Preparação para reuniões com a família

Esse ponto é importantíssimo: no segundo semestre, você precisa se preparar para realizar as reuniões de fechamento do ano com a família dos estudantes.

É claro que essas reuniões não podem ser realizadas durante o semestre porque faltam notas e muitas aulas. Mas se preparar desde já é uma ótima ideia.

Busque avaliar como foram as anteriores e entender o que pode ser diferente nessa. Elabore um mapa da escola distribuindo cada professor nas salas e já deixe tudo pronto.

No final do ano, quando as reuniões chegarem, vai ser muito mais fácil organizar tudo.

Planejamento de eventos escolares para o próximo ano

Eventos escolares também são de extrema importância para o bem estar da escola. Muitos surgem espontaneamente, conforme as aulas vão se desenvolvendo, mas grande parte deles requer um planejamento bastante antecipado.

Por isso, conte sempre com um calendário pré-planejado. Ao longo desses últimos seis meses, reúna sua equipe para trazer ideias e depois discuti-las.

Conforme você vai determinando quais ideias serão aproveitadas e quais não, você já vai tendo uma noção muito melhor de como se preparar para esses eventos.

E se você quiser saber como executá-los, te ajudo agora no link abaixo:

➡️ Como fazer eventos escolares em 5 passos

Tenha mais sucesso nos seus preparativos com um sistema de gestão escolar

Tudo isso que conversamos aqui fica muito mais fácil com um sistema de gestão escolar. De verdade: muito mais fácil mesmo.

O sistema de gestão se especializa em armazenar informações da sua escola e tornar simples o processo de adicionar mais.

Organizar turmas fica mais fácil, criar disciplinas, lançar notas — tudo é automatizado com um ERP Educacional.

Se você ainda não sabe o que é um ERP Educacional, recomendo a leitura do nosso texto sobre o tema.

Mas se você já sabe e ainda não usa, está na hora de começar. Clique no banner abaixo para ver o que o iScholar consegue te oferecer fazendo um teste grátis 😉

Obrigado pela leitura e a gente se vê no próximo texto!