O fim do ano letivo marca o encerramento de um ciclo para dar início a um novo.

Como tudo na vida tem começo, meio e fim – e cada etapa merece ser bem planejada e organizada para o todo ter coerência e ganhar sentido –, na escola não é diferente.

Como sabemos, educar é um processo e os finais alimentam novos começos. O encerramento do ano letivo é simbólico: é um momento de finalização, de balanço, mas também de semear novos inícios.

Assim, para que o ano tenha o sentido que buscamos com nosso trabalho, há alguns pontos que precisam ser analisados para que tenhamos um bom fechamento de ano escolar.

Além disso, com o planejamento, há mais garantia de que todas as partes da comunidade escolar sejam contempladas.

Logo, estudantes, professores e famílias se sentirão muito mais valorizados ao fim do ano.

Por isso, preparamos esse texto para te ajudar a fazer o planejamento do fim do ano letivo da sua escola.

Boa leitura!

A função da gestão no fim do ano letivo

Assim como em todo planejamento escolar, os gestores têm um papel essencial no encerramento do ano escolar.

Enquanto alunos e professores finalizam as atividades em sala de aula, é da gestão a responsabilidade de organizar relatórios, planilhas, documentações, planos de ação, dentre outras coisas.

Com o planejamento antecipado da gestão, os recursos para cada atividade são identificados e organizados.

O que ajuda e proporciona tempo para priorizar o que é mais significativo e até de reavaliar alternativas quando necessário. Sim, o planejamento te oferece a chance de corrigir o que é necessário mesmo no fim da corrida escolar.

Uma dica é considerar as atividades de encerramento já no planejamento do início do ano letivo. Assim como calendarizar todas as ações importantes, deixando alguns espaços para flexibilizações e essas alterações de rotas.

Não é novidade que um bom gestor é aquele que sabe delegar. Por isso, dentre as responsabilidades da gestão na preparação do final ano letivo, está também a de delegar atividades para sua equipe.

Por exemplo: a última reunião da equipe pedagógica, a última reunião de pais, as últimas aulas de reforço para as provas finais, eventos e confraternizações.

Além disso, o fim do ano letivo não é o momento de analisar o que deu certo e o que não saiu como o planejado apenas para os alunos. A avaliação da gestão sobre os resultados atingidos também é fundamental para planejar o ano que vai começar.

Para isso, os gestores devem ter em mãos o que havia sido planejado no começo do ano letivo, as metas, os objetivos e os desafios propostos.

Feito isso, é importante analisar quais pontos foram concluídos com sucesso, quais chegaram perto da conclusão e quais não saíram conforme o esperado.

Quanto às estratégias que não obtiveram sucesso, é preciso elaborar um novo plano de ação, melhor estruturado e coerente com a realidade da sua escola. No entanto, nem só o que deu errado deve ser levado em consideração.

Para as questões que deram certo, é a chance de não só repetir a estratégia no próximo ano, mas também elevar o grau de exigência dentro das possibilidades.

Como se preparar para o fim do ano letivo?

Vimos que o encerramento do ano letivo contempla uma diversidade de atividades e detalhes que a equipe gestora precisará olhar de perto.

Por isso, com o intuito de te ajudar, preparamos uma lista do que você deve fazer para finalizar bem o seu ano letivo. Vamos lá?

Analise os resultados anteriores

Cabe à gestão analisar as experiências e resultados do ano de forma estruturada. Além de condensar tudo de modo que a equipe possa acessar quando necessário.

O bom funcionamento de uma escola depende de diversos fatores, por isso é interessante saber o que avaliar, como:

• O desempenho dos alunos;
• A metodologia aplicada pelo corpo docente;
• A evasão escolar;
• A avaliação da escola feita pelos pais;
• Os resultados obtidos em exames nacionais;
• A infraestrutura da escola;
• A atuação dos colaboradores;
• Eficácia de investimentos;

Esses critérios de avaliação devem ser usados para nortear o processo de avaliação dos resultados da escola.

Avalie sua equipe pedagógica

De forma geral, a equipe pedagógica busca atender os alunos e orientá-los no processo de ensino-aprendizagem, implementando e executando a proposta pedagógica da instituição de ensino.

Por isso, faça perguntas como:

• A coordenação pedagógica acompanhou e auxiliou os professores no que foi preciso?
• A escola ofereceu suporte aos alunos?
• Projetos pedagógicos foram promovidos e bem executados?
• A gestão pedagógica buscou soluções para os problemas do dia-dia escolar?
• Estratégias para melhoria no processo de ensino foram desenvolvidas?

Faça o balanço financeiro

Uma boa gestão financeira na escola é tão importante quanto acompanhar a qualidade pedagógica e o desempenho dos alunos.

Isso evita que a escola sofra com problemas de capital de giro, as contas ficam equilibradas e não é preciso sacrificar a qualidade pedagógica do negócio, que é o principal foco da prestação desse tipo de serviço.

Pois, uma parte bem importante da gestão escolar envolve o trabalho financeiro, que requer o uso apropriado dos seus recursos para investir em melhorias e pagar pelos serviços contratados.

Uma instituição de ensino tem como objetivo transmitir conhecimento, mas ela não deixa de ser um negócio como qualquer outra empresa.

Por isso, é essencial fazer um balanço financeiro no final do ano letivo para que a gestão saiba como fazer o planejamento financeiro para o próximo ano.

Assim, planos de ação poderão ser desenvolvidos quando a escola deverá reduzir gastos ou fazer investimentos.

Faça o planejamento de captação de novos alunos

Contar com uma boa estratégia de captação de alunos é fundamental para ter sucesso ao gerenciar uma escola. 

Sem isso, torna-se muito difícil ter um fluxo contínuo de matrículas sendo geradas todos os anos.

Esse é o momento em que a gestão e a equipe de marketing devem estar mais alinhadas do que nunca! Elas serão responsáveis por criar estratégias que deixem a sua instituição atraente para novos alunos.

Além disso, montar um plano de captação de alunos é importante para ter a quantidade de estudantes adequada à sustentabilidade de sua escola.

Assim, você consegue gerenciar melhor as aulas, oferecer mais qualidade no ensino da instituição e, também, adotar metodologias mais personalizadas para auxiliar no desenvolvimento do aluno.

Prepare-se para o período de matrículas

Geralmente, a campanha de matrícula começa antes do encerramento do período letivo de fato. Prática essencial, ela ajuda a reter estudantes, conquistar novos alunos e manter a escola funcionando.

Para que ela seja eficiente, a gestão deve levar em conta:

• Preparação da equipe para atuar na campanha;
   
• Análises quantitativas, com metas de matrícula e retenção;
   
• Levantamento dos números de matrículas disponíveis;
   
• Calendarização do período de campanha, com espaço para prorrogação se preciso;
   
• Divulgação nas redes sociais e canais de comunicação do período de rematrícula;
   
• Ações especiais de matrícula;
   
• Com atenção a esses pontos e ao contexto da escola, essa etapa pode acontecer de forma mais tranquila e organizada;
   
• Envie uma mensagem especial de encerramento;
   
• Antes de encerrar oficialmente o ano letivo, prepare uma mensagem especial para a comunidade escolar;
   
• Ela pode retomar momentos marcantes do ano ou ainda reforçar mensagens positivas sobre a escola e o ano que passou. Essa é uma forma de reafirmar os laços com alunos, pais e colaboradores;
   
• Compartilhe a mensagem nas redes sociais da escola, nos canais de comunicação ou ainda em cartões personalizados físicos ou digitais para as famílias, alunos e colaboradores.

7. Pesquise sobre Sistemas de Gestão Escolar

Como sabemos, os sistemas de gestão escolar são grandes aliados para um bom desempenho escolar. Já que principal vantagem é que essa solução é totalmente voltada para o universo pedagógico. 

Ou seja, cada funcionalidade prevê as necessidades de uma escola e o sistema já vem preparado para atender você. Portanto, chegou a hora de pesquisar e analisar suas opções!

Apesar do fim do ano letivo não ser o momento ideal para a implementação do seu sistema de gestão escolar, pois parte da equipe está de férias, esse é o momento de estudar suas possibilidades.

Assim como toda decisão importante, essa escolha deve ser pensada e analisada com calma e esse é o momento.

Por isso, o iScholar está pronto para te ajudar a esclarecer suas questões!

Trabalhamos com uma equipe dedicada para a implementação de sistemas de gestão escolar e, como vimos acima , eles podem ser grandes aliados para a gestão da sua instituição.

Faça um teste hoje com o iScholar, clicando nesse link ou no banner abaixo. Obrigada pela leitura e até a próxima!