Unir tecnologia e organização escolar?Sim! Um sistema de gestão escolar é a forma mais indicada de trazer organização e eficiência à sua instituição de ensino.

Ele ajuda a compreender e resolver seus principais problemas e traz melhorias significativas para os processos internos.

Dessa forma, um bom sistema de gestão educacional consegue integrar setores, interligando os departamentos pedagógico, acadêmico e financeiro.

Na prática, a tecnologia ajuda as instituições de ensino a adotarem uma abordagem mais corporativa ao seu dia a dia, contando com recursos que as ajudem a monitorar seu desempenho.

Assim, traçar estratégias para o sucesso da escola se torna um processo muito mais eficaz.
Por isso, preparamos este texto para te mostrar como um sistema de gestão escolar pode te ajudar na organização da sua escola.

Vamos lá?

Como funciona um sistema de gestão na escola

O sistema de gestão escolar funciona como um ERP, mas nesse caso, a empresa é uma escola.

Após sua implementação, ele integra setores e centraliza dados, automatizando várias funções e servindo como base para a atuação administrativa.

Dessa forma, os profissionais de diferentes áreas da instituição conseguem realizar atividades e monitorar informações diretamente pelo sistema, sem precisar realizar reuniões, e imediatamente.

Um exemplo é a gestão financeira da escola, que passa a ser feita a partir do sistema, possibilitando que o setor financeiro gerencie o fluxo de caixa, observe o pagamento de mensalidades, analise a taxa de inadimplência, dentre outras funções.

Além disso, ainda dentro desta área, o sistema permite que a escola automatize a cobrança de mensalidades, diminuindo a inadimplência. 

Assim, o próprio sistema é programado para  enviar lembretes sobre o vencimento das mensalidades, assim como de enviar boletos, links de pagamento, fazer a cobrança pelo cartão de crédito ou qualquer outro meio escolhido pelo aluno ou pelos seus responsáveis.

Mas não é só isso, a qualidade de ensino também pode ser impactada positivamente com um bom sistema de gestão escolar.

Por meio dele, é possível organizar o plano de ensino, melhorar o acesso a videoaulas, baixar e carregar atividades, fornecer um espaço para que os alunos tirem as suas dúvidas, etc.

O sistema de gestão escolar e a organização pedagógica

Portanto, é possível impactar a forma como os alunos aprendem e desenvolvem as suas habilidades durante os estudos.

Devemos ter em mente que a aprendizagem não envolve apenas o que acontece dentro do ambiente escolar, mas, também, o que acontece do lado de fora, como o acesso a atividades extras, fóruns de discussão, vídeo aulas e o que mais a instituição quiser oferecer.

Quanto à gestão pedagógica, o sistema de gestão escolar pode ajudar a organizar as turmas e grade horária, promover a comunicação entre professores e coordenadores e disponibilizar um controle de conteúdos, notas e faltas.

Desse modo, consequentemente, o sistema também beneficia alunos e responsáveis, que podem acessar boletins, relatórios de faltas e recados dos professores com apenas alguns cliques.

Bom, vamos falar mais sobre esses benefícios na organização escolar a seguir. Me acompanhe: 

Benefícios do sistema de gestão escolar na organização da escola

São muitos os benefícios por trás da implementação de um bom sistema de gestão educacional.

Esses benefícios somam várias mudanças em curto, médio e longo prazo, que ajudam no crescimento da instituição de ensino e até mesmo na retenção dos alunos.

Por isso, preparamos uma lista para vocês:

Organização de informações

Organizar todas as informações importantes da escola não é uma tarefa fácil. São tantos dados que precisam ser avaliados frequentemente que fica difícil deixar tudo acessível quando sua instituição ainda usa pilhas de papel.

Dessa forma, um sistema de gestão escolar pode ajudar você a manter todas as informações armazenadas de modo organizado e acessível para todos os setores.

Assim, qualquer funcionário da escola pode acessar dados que fazem a diferença na hora de tomar decisões importantes.

Integração da comunidade escolar

Uma das principais vantagens de um sistema de gestão é aproximar todos os envolvidos no processo escolar.

Desse modo, a comunidade como um todo ganha um canal confiável para se comunicar, se atualizar e obter informações concretas sobre aulas, atividades, tarefas, documentos e demais necessidades.

Controle das finanças

Manter o controle de todos os dados financeiros da instituição é indispensável para mantê-la sempre saudável e pronta para um crescimento sólido e seguro. Sem esse controle, tomadas de decisão equivocadas podem ocorrer. 

Por isso, o sistema de gestão escolar ajuda a acompanhar todos os dados do setor financeiro da instituição, impedindo que “focos de incêndio” passem despercebidos.

Agilidade nos processos

Com processos mais ágeis, a escola elimina burocracias e torna o atendimento às demandas pessoais mais simples e eficientes.

É fato, nós perdemos a habilidade de esperar. Assim, as solicitações podem ser atendidas rapidamente — se não de forma automática,  por meio do Portal do Aluno e outras ferramentas.

Controle de evasão e retenção de alunos

Com um sistema capaz de armazenar dados e apontar indicadores que preveem a possibilidade de abandono dos estudos, os gestores têm a chance de criar um plano de ação focado em reter esses alunos mais propensos à evasão.

É um tipo de inteligência que poucas vezes conquista-se manualmente (apenas com muito tempo e recursos investidos). 

Por exemplo, a coordenação pedagógica, ao acessar o sistema e observar um aluno com muitas faltas seguidas, consegue entrar em contato com esse aluno e propor soluções para os problemas que causaram as faltas, antes que ocorra a evasão.

Automação de tarefas repetitivas

Tarefas repetitivas acabam ocupando um grande espaço de tempo na agenda dos colaboradores da escola. 

Com um bom sistema de gestão, muitas solicitações podem acontecer de forma online, reduzindo filas, diminuindo o tempo de atendimento e evitando interrupções no trabalho dos colaboradores.

Controle pedagógico

O sistema de gestão escolar permite que a instituição mantenha um planejamento educacional eficiente, além de tópicos como registro de frequência e planos de aula. 

Pois, mapeamento de sala, distribuição de professores e gestão de biblioteca também entram nessa parte.

Quando falamos de interatividade, o uso de um software no ambiente escolar permite ouvir as pessoas envolvidas, o que contribui para atuações mais participativas além do ambiente da escola.

Com esse tipo de metodologia circulando, a instituição também pode se pautar nas avaliações, sugestões e críticas feitas por alunos e familiares, com uma relação colaborativa e sincera para o desenvolvimento de melhorias para todos.

Processo de matrícula e rematrícula online

A matrícula e a rematrícula online são benefícios que também não podemos deixar de citar nessa lista.

Até porque, quem atua no ramo da educação sabe o quanto as filas para matrículas tornam o trabalho difícil e cansativo.

Mas, com automatização dessa tarefa, tudo flui mais facilmente, oferecendo aos colaboradores a chance de focar em outras atividades e aos alunos e responsáveis facilidade e rapidez.

Acessibilidade por meio de aplicativos

Ter um aplicativo que permita aos alunos, responsáveis e colaboradores um acesso via dispositivo móvel é uma forma de tornar as informações da escola mais acessíveis para todos os envolvidos na comunidade escolar.

Isso porque, hoje em dia, dificilmente conheceremos alguém que não tenha o celular em mãos durante boa parte do dia.

Esse uso facilita a conexão entre instituição de ensino, alunos e família, assim como oferece acesso a muitas informações relevantes do dia-dia escolar.

Relatórios personalizados

Ter acesso aos relatórios personalizados, seja sobre a área de finanças ou de engajamento dos alunos, é fundamental para que planos para o futuro sejam traçados de forma coerente e organizada.

Dessa forma, os planos de ação se baseiam nos dados coletados, de forma que as estratégias sejam previamente planejadas.

Como vimos ao longo de todo o texto, o uso de um sistema de gestão escolar ajuda, e muito, na organização da sua escola, esse que é um requisito básico para a sua gestão.

A gestão escolar envolve uma série de profissionais que desenvolvem um trabalho em conjunto e em prol dos alunos e da instituição de ensino.

Por isso, cada membro dessa equipe tem um papel estratégico e desempenha funções essenciais para o funcionamento e progresso do colégio, e organização significa conectar todas as engrenagens dessa máquina.

O iScholar está pronto para te ajudar com a gestão da sua instituição da sua escola.

Trabalhamos com uma equipe dedicada para a implementação de sistemas de gestão escolar e, como vimos acima , eles podem ser grandes aliados para a gestão da sua instituição.

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Obrigada pela leitura e até o próximo texto!